ニュースリリース

文書管理システム「MyQuick」のバージョン9.1をリリースします

文書管理システム「MyQuick」のバージョン9.1をリリースします
～AIによる自動入力の強化～

文書管理システム「MyQuick」の新バージョン（V9.1）を2025年1月より開始します。

バージョンアップの背景

「MyQuick」は文書の登録・検索機能とセキュリティに優れたクラウドサービスで、約950の企業で契約書をはじめとした文書管理業務のＤＸ化に貢献しています。
今後日本ではさらなる人手不足が予想されます。業務を行う上での電子文書管理の重要性は日々高まっていますが、管理を行うための人材の不足や、日々の業務過多による管理不備が企業の課題となると考えます。

そこで、だれもが手間なく、文書を保存できる仕組みや、間違いなく保存できる仕組みを提供させていただき、みなまさの業務がより円滑に進められるように今回のバージョンアップを行いました。

バージョンアップ概要

AIと連携した自動入力機能による文書保管時の手間を大幅に減らし、かつ、入力時に高度な統制を行うことで管理不備をなくす機能を追加しました。
これまで以上に手間を減らし、精度の高い情報管理が行えるようになります。

バージョンアップ機能

1.GPT連携による定型項目情報の自動抽出
Azure OpenAI Serviceと連携し、PDFファイルから自動的に管理情報を抽出します。
登録画面から連携する方法と、定期実行による一括処理の２とおりの抽出方法を利用可能です。

抽出するファイルの種別は限定していないため、GPTが解析できる書類であればどのようなフォーマットにも対応できます。
抽出する項目も管理者にて設定が可能なため、例えば契約書から取引先や金額といった情報を抽出するだけではなく、報告書から概要を抽出するということも実現可能です。

※入力精度は保証していません。
※GPT連携機能はクラウド版限定です。また、プランによっては利用できません。

2.登録更新マクロ機能
文書の登録および更新時に実行視野操作や入力した定型項目の値をチェックする条件を設定します。
チェックに引っかかった場合に、メッセージの表示、登録の中止、値の置換、値の入力・結合を行うことができます。

登録更新マクロはルールとアクションで構成されます。
ルールでチェックする条件を指定します。アクションは適用するルールと実行するアクションを指定します。

この機能により、下記のようなことが可能となり、登録時のミスや統制を強化することができます。
・「㈱」を「株式会社」に置換する
・ファイルの更新が発生したら、バージョンを付けて保存することを必須とする
・任意項目であっても、特定の条件の場合は入力を必須とする（入力されないと登録できないようにする）

3.管理機能の改善
管理機能の各画面の操作方法や注意事項について大幅な改善を行いました。
マニュアルの参照を減らし、管理画面のみで操作を完結できるようにしています。

4.一括処理機能の拡充
各種一括処理機能を追加し、管理の手間を削減できるようになりました。

その他のバージョンアップ内容はこちらをご覧ください。