取引書類管理システム

取引書類管理のお悩み抱えていませんか?

  • 電子帳簿保存法に対応した取引関係書類の保管を行いたい
  • スキャナ保存を見据えた電子証憑の保管環境を整備したい
  • 簡単にタイムスタンプを付与したい
  • 全社で利用しながらも閲覧/操作権限で情報管理を徹底したい
  • 基幹システムと連携しやすい書類管理基盤を整備したい
  • 法的な管理書類のため、データ消失への対策も行いたい

そのお悩み、MyQuickで解決できます!

MyQuickの取引書類管理イメージ

MyQuickでは電子帳簿保存法の取引関係書類の保存要件を満たす運用が可能です。
また、システム連携、メールによるアラート等の様々な機能により業務効率化をアップいたします。

取引書類管理システム活用メリット

不正防止のための操作履歴/版管理

編集した記録はシステム上に表示されるため、だれがいつ編集したかがわかります。
また、編集前のファイルを旧版として残すことができます。

電子帳簿保存法の要件に対応

電子取引データへの措置要件として訂正及び削除不可等のシステムを利用することや、訂正及び削除の防止に関する事務処理規定備え付け及び運用を行うことが必要となります。操作履歴の取得による不正の抑止や、版管理による物理的な削除の防止を行うことで、安全に管理を行うことができます。

電子帳簿保存法の要件に対応した検索機能

当社は1993年から文書管理システムに携わってきました。文字の検索はもちろんのこと範囲検索、添付ファイルのあり/なし検索など充実の検索機能を有しています。また、検索する項目はお客様で最大1,000項目まで追加することが可能です。

電子帳簿保存法の要件に対応

電子帳簿保存法で求められる日付・金額の範囲検索や取引先名の検索にも対応しています。また、帳簿情報との関連を示す情報を入力する項目なども柔軟に追加することが可能です。

保存するだけで自動的にタイムスタンプ付与(オプション機能)

MyQuickのタイムスタンプ機能は下記の特徴があります。

保存するだけで自動的にタイムスタンプ付与
文書を保存するだけで自動的にタイムスタンプが付与されます。
一括検証が簡単
検索後に一括検証ボタンを押すだけでヒットした文書の検証を実施可能です。
時刻認証業務認定マーク取得のタイムスタンプを利用
一般財団法人日本データ通信協会より認定を受けたアマノセキュアジャパン株式会社が発行するタイムスタンプを付与しています。
いくつタイムスタンプを付与しても定額
タイムスタンプはいくつ付与しても定額です。コストを気にしてタイムスタンプを付与する文書を選別する作業は不要です。

おすすめポイント

2022年1月から適用電子帳簿保存法の改正ではタイムスタンプは必須要件ではなくなりました。一方でタイムスタンプを付与しない場合には、システム側で付与された時刻情報が適正であることを示す必要があります。そのため、取引書類の電子保管の際にはタイムスタンプの付与がおすすめです。

PDFファイルを保存するだけでタイムスタンプを自動的に付与できます。手間をかけずに見積書、請求書、注文書などにタイムスタンプを付与することができます。

※タイムスタンプはPDFファイルのみ付与することができます。
※短時間に大量のPDFが登録された場合はタイムスタンプ付与までに時間がかかる場合があります。

シームレスなスキャン登録

文書登録・編集画面からスキャナを起動して PDF ファイルを直接取り込むことができます。

スキャナ連携操作及び設定説明はこちら

おすすめポイント

営業支援や経理業務に携わり、大量の取引関係書類を処理する方用の専用スキャナを用意することで、業務負荷を軽減し、効率的に業務を行うことができます。

※利用可能なスキャナについては、富士通のサイトより「fi SeriesWeb API 対応機種」をご覧ください。

システム連携も可能な
一括アップロードツール/WebAPI

MyQuickクラウドは一括アップロードツールを無償提供しています。電子ファイルと台帳を一括登録することができます。ツールは自動で実行することもできるため、外部システムから出力されたデータを定期的に登録することも可能です。
また、WebAPIも有しており、密なシステム連携への対応も可能です。

おすすめポイント

基幹システムや業務システムとの連携をシームレスに行い業務負荷を軽減することができます。

画面イメージ

取引書類一覧画面

タイムスタンプ一括検証結果確認画面

項目設定画面

アラート通知設定画面

おすすめのプラン

MyQuickクラウドは利用用途に合わせてプランをカスタマイズできます。
以下に利用例をご紹介します。

初期費用(税込)
月額費用(税込)※1
利用データベース数
ディスク量
オプション
コメント
ベーシックプラン
330,000円
44,000円/月
1
30GB
-
基本機能を利用するプランです。
おすすめのプラン
330,000円
70,400円/月
2
利用例:本番用、検証用
80GB
タイムスタンプ
タイムスタンプを利用して、取引書類の時刻証明を強化するプランです。検証環境も用意できるため、本番利用開始後の設定変更なども安心して実施できます。
安心プラン
330,000円
88,000円/月
2
利用例:本番用、検証用
130GB
タイムスタンプ
遠隔地バックアップ
タイムスタンプに加え、ディスク量を増やして版管理の必須化や遠隔地バックアップオプションの利用で、データの改ざん/データ消失に備えるプランです。

※1 使用するディスク量、データベース数、オプションにより価格が変動いたします。

2022年1月施行 
電子帳簿保存法改正の解説動画

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