文書管理システムバージョンアップ情報

バージョンアップ(Ver9.1) 改善内容

2025年1月オンプレミス版リリース
2025年1月クラウド版リリース

※既存のお客様環境は順次バージョンアップいたします。

GPT連携機能を実装し、非定形書類の自動入力を行うことができるようになりました。
また、登録更新時マクロ機能を追加し、これまで以上に文書保存時の統制強化を図ることができるようになります。

GPT連携による定型項目情報の自動抽出

Azure OpenAI Serviceと連携し、PDFファイルから自動的に管理情報を抽出します。
登録画面から連携する方法と、定期実行による一括処理の2とおりの抽出方法を利用可能です。

抽出するファイルの種別は限定していないため、GPTが解析できる書類であればどのようなフォーマットにも対応できます。
抽出する項目も管理者にて設定が可能なため、例えば契約書から取引先や金額といった情報を抽出するだけではなく、報告書から概要を抽出するということも実現可能です。

※入力精度は保証していません。
※GPT連携機能はクラウド版限定です。また、プランによっては利用できません。

登録更新マクロ機能

文書の登録および更新時に実行視野操作や入力した定型項目の値をチェックする条件を設定します。
チェックに引っかかった場合に、メッセージの表示、登録の中止、値の置換、値の入力・結合を行うことができます。

登録更新マクロはルールとアクションで構成されます。
ルールでチェックする条件を指定します。アクションは適用するルールと実行するアクションを指定します。

この機能により、下記のようなことが可能となり、登録時のミスや統制を強化することができます。

・「㈱」を「株式会社」に置換する
・ファイルの更新が発生したら、バージョンを付けて保存することを必須とする
・任意項目であっても、特定の条件の場合は入力を必須とする(入力されないと登録できないようにする)

管理機能の改善

管理機能の各画面の操作方法や注意事項について大幅な改善を行いました。

マニュアルの参照を減らし、管理画面のみで操作を完結できるようにしています。

グループ情報一括管理機能

グループ情報の登録、更新、削除をCSVファイルによる一括操作ができるようになりました。
また、グループの所属ユーザーの登録(紐づけ)・削除を一括操作できるようになりました。

データベース権限一括管理機能

データベース権限の登録・更新・削除をCSVファイルによる一括操作ができるようになりました。

フォルダ権限一括管理機能

フォルダの権限情報をCSVファイルにて一括操作できるようになりました。

OCR機能の改善

MyQuickクラウドで提供していたPDF-OCRオプションをAzure AI Visionを利用したOCR方式に変更いたします。
※本機能はMyQuickクラウドのみ利用可能です。

ゴミ箱の文書の本削除までの期間の変更

MyQuickクラウドのゴミ箱の中の文書(仮削除文書)の本削除までの期間を1日から30日に変更しました。

管理メニューの改善

管理メニューの構成を変更しました。
機能追加に伴い、メニュー数が増加したため、一部のメニューをまとめました。

バージョンアップ(Ver9.0) 改善内容

2023年8月パッケージ版リリース
2023年8月クラウド版リリース

※既存のお客様環境は順次バージョンアップいたします。

これまで以上に親しみやすく利用しやすいシステムを目指し、画面デザインを一新しました。
また、クラウド環境において一部設定を見直してより便利に利用できるようにいたしました。

デザインおよびユーザーインターフェースの改善

デザインの刷新とともにメニュー名およびボタン位置などの改善を行いました。主な改善点は下記です。

<名称変更>
・アーカイブ → データベース
・ディレクトリ → フォルダ
・コレクション → 保存した検索条件
・ビュー → 項目別階層表示
・ドラフト → 下書き
・権限テンプレート → データベース権限
・削除文書 → ゴミ箱

<ボタン配置やUIの改善点>
・各画面の一部の個別メニューを3点メニュー内に集約しました
・詳細検索ボタンを上部フリーワード検索の横に移動しました
・簡易検索メニューを上部フリーワード検索の横に移動しました
・公開通知をメニュー上部に移動しました
・ダッシュボードのインターフェースを変更しました
・文書詳細画面の定型項目情報を2段組にしました。ただしファイル型項目などの一部項目は1段組となります
・文書詳細画面上部メニューに「関連文書」、「バージョン情報」等の情報を確認するためのボタンを追加しました
・「このメニューには何もありません。もう一つ下のメニューをクリック下さい。」の画面が表示されないようになりました
・管理メニューを3つに分類しました
・下書きや確認/承認申請文書を文書ステータスのメニューにまとめました
・セキュリティ情報出力をフォルダ管理画面に移動しました
・サムネイル表示の一覧画面を削除しました

フォルダ一覧からのフォルダ検索

現在表示しているフォルダ一覧からフォルダ内(サブフォルダ含)の検索ができるようになりました。
「このフォルダを検索」ボタンをクリックしていただくと検索対象フォルダが指定された状態で詳細検索画面に遷移します。

検索結果からの絞り込み検索

現在表示している検索結果一覧画面から絞り込み検索ができるようになりました。
「絞り込み」ボタンをクリックしていただくとひとつ前に利用した検索条件がAND条件で指定された状態で詳細検索画面に遷移します。

簡易メニューの用途拡大

これまで契約書管理用簡易メニューがありましたが、契約書の文言を削除し、どのような文書でも利用していただけるように変更いたしました。

簡易メニューはシステム全体に反映されますが、ユーザー単位で利用をやめる(別の画面をホーム画面に設定)ことができます。

ファイル登録数の上限変更

登録の際にファイル数の上限を5から20に変更しました。

一覧画面のタイトル列、項目名称行の固定

クラウド版では利用できなかった一覧画面のタイトル列、項目名称行の固定が利用できるようになりました。

更新履歴・閲覧履歴の表示上限数

最大200件まで表示できるように変更いたしました。

項目結合機能の改善

項目結合をした際の操作を改善しました。

・入力時に専用の画面(ポップアップ)が表示されるようになりました。
・一度入力した値を後から編集できるようになりました。

バージョンアップ(Ver8.6) 改善内容

2022年3月パッケージ版リリース
2022年3月クラウド版リリース

※既存のお客様環境は順次バージョンアップいたします。

電子契約の利用拡大に伴い、電子契約の連携サービスの追加およびMyQuickを利用した電子契約利用時の利便性を改善しました。また、電子帳簿保存法の対象文書の保存の際の内部統制の強化やワークフローの拡張など、さまざまな文書管理を行う際のセキュリティ強化や利便性向上となる改善を行いました。

電子契約サービス連携の連携可能サービスの追加

下記の2サービスの連携が可能となりました。

・DocuSign
・GMOサイン

上記サービスはお客様にて事前にお申込みください。

クラウドサイン連携の取得可能項目の拡張

クラウドサインの書類から合意締結証明書PDF がMyQuick に取り込み可能になりました。

複数の繰り返し項目の表形式入力

複数の繰り返し項目を表形式で入力・表示することが可能になりました。
これによりMyQuick側から電子契約サービスへ情報連携する際に、宛先氏名、宛先社の会社名、メールアドレスなどがわかりやすく表示・入力することができます。

ファイル差し替え/削除の制限

一度公開した文書に添付されているファイルを手動で変更・削除することを禁止できるようになりました。この設定は項目毎に行うことができます。
これにより一度添付したファイルの改ざんや紛失を防止することができ、電子帳簿保存法に関する取引書類の保管時の内部統制を強化することができます。

拡張ワークフローオプションの追加

標準の承認機能に加え、オプション機能として下記の機能が利用できるようになりました。

①並列承認依頼機能
複数承認者の並列設定が可能になりました。
全員の承認の上でステップが進む合議機能が利用できます。

②代理承認者設定機能
承認ルートの承認者を設定する際に代理承認者を設定できるようになりました。

③否認時の戻し先指定機能
否認された場合に戻し先の承認者を設定できるようになりました。

※一度お申込みいただくと解約できないためご注意ください。

一部のアーカイブ設定の管理方法改善(クラウド版限定)

弊社サポートデスクにて設定する必要のあったアーカイブ設定をWebブラウザから設定することができるようになりました。
①文書一覧表示方法設定(表示件数、項目の表示幅、テキストの表示最大サイズ、ソート条件)
②文書詳細表示方法設定(テキストの表示最大サイズ)
③メール通知設定(送信するメールのタイトル・テキスト)
④Azure AD 連携設定(Entra ID接続するためのユーザ名・パスワード)

アーカイブ設定の設定種別追加

一般ユーザには回覧やバージョン付けの制約を効かせたまま、メンテナンス権限のユーザはその制約を受けずに操作することが可能になりました。また、メンテナンス権限で動作する電子契約連携も制約による影響を受けず動作することができるようになります。

※上記の機能を利用する場合にはアーカイブ設定を行い際に下記の設定を選択いただく必要があります。

・ 「公開前に回覧」の設定を「する(メンテナンス権限は任意)」を選択
・ 「登録時にバージョン付け」の設定を「する(メンテナンス権限は任意)」を選択

通貨型の先頭に単位表示(円)を表示しないように変更しました。

外国の通貨を扱うケースや通貨以外での利用ケースがあるため、単位表記をしないようにしました。

OCRによる全文検索オプション

PDFのOCRを行い全文検索に利用できるオプションを追加しました。

バージョンアップ(Ver8.4) 改善内容

2020年6月パッケージ版リリース
2020年7月クラウド版リリース

※既存のお客様環境は7月以降順次バージョンアップいたします。

契約書管理に関する既存機能およびオプション機能の追加・改善を行いました。
また、e文書法に対応するためにタイムスタンプ機能のオプション追加を行いました。

電子契約サービスの情報を取得できるようになりました

①クラウドサインから取得できる項目を追加
今まではクラウドサイン側で入力した相手先会社名、住所、締結日等の標準項目しかMyQuickに連携できませんでしたが、ユーザ定義の項目および契約作成者メールアドレス、契約作成者_氏名を連携できるようになりました。

②締結済み契約書の自動振分け機能を追加
クラウドサイン側で契約締結が完了した契約書を、MyQuick側で申請者のメールアドレス毎に作成されたディレクトリに自動的に振分けできるようになりました。

③クラウドサインとの連携設定機能の改善
・お客様のブラウザの画面上からクラウドサインと連携するためのクライアント ID を設定可能になりました。
・クラウドサインの電子契約書類の更新日時が設定した日時以降の書類のみ、MyQuickに取り込むことが可能になりました。

AIによるデータ入力支援機能の改善

①AIによる自動入力可能な項目数を追加
AIによる入力支援の項目を従来の4項目(契約書タイトル、会社名、契約開始日、契約終了日)から2項目(契約締結日と契約期間)を追加し、6項目としました。

②学習機能を追加
AI による入力支援する項目「契約先名」において、お客様の環境ごとにAI が自動的に学習し、抽出精度を向上させることができるようになりました。

※本機能は有償オプションです。

スキャナ連携機能の追加

文書登録・編集画面からスキャナを起動して画像を PDF ファイルとして直接取り込むことができるようになりました。

※利用可能なスキャナについては、富士通のサイトより「fi SeriesWeb API 対応機種」をご覧ください。

タイムスタンプオプションの追加

PDFファイルにタイムスタンプを付与して、国税関係書類の保存ができます。
また、タイムスタンプを一括検証する機能も利用可能になりました。

※本機能は有償オプションです。
※本オプションのお申込み、初期費・月額利用料については別途お問い合わせください。
※本機能はアマノ株式会社のタイムスタンプサービスを使用しております。

その他既存システムの改善

①定型項目の名称変更をお客様自身がブラウザ画面上で変更できるようになりました。※
②削除文書一覧画面にて削除文書の一覧(CSV形式)をダウンロードできるようになりました。
③グループ管理画面の所属ユーザ一覧の表示項目追加(氏名(表示名)、Eメールアドレス)
④権限テンプレート画面のユーザ一覧に氏名(表示名)も表示されるようになりました。
⑤権限テンプレートの設定時に変更した情報を即時に反映できるようになりました。
⑥メンテナンス権限による回覧ルートを設定した文書に対して、回覧をすることなく編集ができるようになりました。

※ 変更の対象項目を自動連係や無償オプションで利用している場合は、変更時に動作に不備が発生する場合があります。そのため、これら機能を使用されているお客様については、項目変更時にはコールセンターまでご相談ください。

バージョンアップ(Ver8.3) 改善内容

2019年6月パッケージ版リリース
2019年7月クラウド版リリース

契約書の締結から管理をペーパレスで行うために機能の追加、および改善を行いました。
電子契約サービスとの連携やクラウドサービスをより簡単に利用していただくための機能、
入力やID管理・契約情報管理の手間を削減する機能を強化しました。ぜひ、お試しください。

電子契約サービスの情報を取得できるようになりました

電子契約サービスを利用して締結された契約情報が自動的にMyQuickに取り込まれます。

電子契約サービスと連携し、契約締結までできるようになりました

MyQuickに保存された契約書を電子契約サービスに提供し、関係者へ契約書の承認依頼を自動的に行います。契約の締結が終わった契約書は自動的にMyQuickに保管されます。

添付ファイルを含む文書情報の一括更新

文書のテキスト情報および添付ファイル(PDF、WORD等)を同時に一括アップロードすることができるようになりました。

一括登録用プログラムによるアップロード、またはWebブラウザからのZIP形式でのアップロードの2方式により、一括更新、新規アーカイブの構築の際に管理工数を削減することができます。

Entra IDと連携できるようになりました。

MicroSoft office365で利用しているアカウント情報をMyQuickと連携することができるようになりました。ID/パスワード管理の負担を削減することができます。
また、Entra IDに認証されたブラウザでMyQuickを使用した場合、自動的にログインされ、ログインの手間を削減することができます。

※Entra ID、MicroSoft office365はMicrosoft社のサービスまたは製品です。お客様にて別途ご契約していただく必要がございます。

AIによる契約書情報の取得

AIによる契約書中に記載されている情報を自動で解析し、契約書名、相手先、契約開始日、終了日の入力の補助を行います。

バージョンアップ(Ver8.2) 改善内容

2018年5月リリース

今、コンプライアンスの観点から「全社的な契約書管理」が、ますます重要になっています。
さらに、生産性UP・働き方改革の一環として「業務としての電子化」に取り組まれる企業が増えています。
そこで、MyQuick一番の特徴、更新期限管理、一目でわかる画面を軸に、
契約書管理業務に必要なノウハウを凝縮しました。ぜひ、お試しください。

文書詳細画面にて関連文書機能のツリー表示ができるようになりました

文書の上位・下位の関係をビジュアル化しました。これにより一目で文書間の関連性を把握することができます。

ファイルの閲覧権限を設定できるようになりました

文書に登録している電子ファイルのダウンロードを制限することができるようになりました。この機能により、文書の存在は共有しつつも、ファイルの中身は一部のユーザしか閲覧できないようにすることができます。

契約書管理メニュー画面が利用可能になりました

契約書管理でMyQuickを利用する際に、利用できる機能を絞って表示することで、初心者ユーザがマニュアルを見ずとも利用できるインターフェースとなりました。

文書編集画面を表示する際に、最初にディレクトリ選択画面を表示することができるようになりました

ディレクトリの選択忘れや、操作ミスをへらすことができます。
これにより権限の付与漏れを防止することができます。

文書詳細画面にてディスカッション機能を追加しました

文書に掲示板のようなコメントを書き込めるエリアを設けました。システム上で相談や意思決定、経緯などのやりとりを行うことができ、かつそのやりとりの内容を残すことができます。

各ディレクトリに文書登録時のデフォルト値を設定できるようになりました

登録するディレクトリによっては毎回同じ情報を入力する場合があります。そのような毎回入力する情報を予め設定しておくことで、文書を登録する際に自動入力することができるようになりました。
登録時の入力作業を軽減することができます。

文書登録時、または公開時に項目情報や年度情報をキーとして自動発番を行うことができるようになりました

利用者の任意の情報を連結して番号を発番することができるようになりました。お客様社内の発番体系を維持することができます。

値登録あり項目の利用方法としてペアリングを指定することができるようになりました

関連する2つの情報(例:会社名=会社コード)を同時に項目情報に入力することができるようになりました。
登録時の入力作業を軽減することができます。

値登録あり項目の利用方法として検索アシストを指定することができるようになりました

大量に表示されるプルダウンの候補から該当の値をキーワード検索して探すことができるようになりました。
登録時の入力作業を軽減することができます。

CSVファイルをインプットとして項目を一括で作成することができるようになりました

新たに導入されるお客様が既存の台帳項目を簡単に設定することができるようになりました。

詳細形式の文書一覧画面で、項目名の情報を画面上部に固定表示されるようになりました。

文書一覧画面で大量に文書が表示されている場合にスクロールしても項目名が常に表示されるようになりました。これにより文書一覧画面の下部の文書の情報を閲覧する際でも簡単に情報を確認できます。

コレクション定義の一括登録一括出力ができるようになりました

大量の通知条件を一括で登録することができるようになりました。新規データベース作成時の手間を削減できます。

集計機能で数値の集計ができるようになりました

集計キーと数値集計条件(合計、最大、最少)を設定することで自動的に数値を集計することができます。
例:契約種別ごとの契約金額の最大値を集計したい

その他、インターフェースの改善やバグの修正を行っております。