全社の契約情報を一元管理し、コンプライアンスの強化を図る

導入の経緯（導入のきっかけとなった課題、問題は何だったのか？）

カンパニーまたは事業部門単位で、既存のソフトウェアや管理台帳等を利用して、独自に工夫を凝らして契約書の管理を行っていましたが、アクセス性や再利用・再活用性の面に問題がありました。その上、ソフトウェアに登録されたデータや管理台帳で識別されて管理されている情報から、いろいろなビジネスの場面において知りたいデータを検索することは容易ではなく、また、契約書内容を確認する場合においても、契約書をむやみに複製することは望ましくない為、契約書原本を閲覧する為に保管場所まで見に行かなければなりませんでした。
その他、契約締結時における事業部門と法務部門とのやりとりがメールや書面で行われていた為、締結に至るまでのプロセスが整理して残されていないことも問題として取り上げられていました。

このような問題を解決するために、各種契約書を一元管理するためのシステムを導入して、 下記の内容を実現する為に、契約書管理システム導入の検討がなされる事になりました。

1.事業部門の管理コストを削減すること
2.契約締結に至るまでの事業部門と法務部門とのプロセスを含めた一連の情報を集約すること
3.期限管理のタイミングを機械的に通知すること

導入効果（利便性、コスト、運用面、業務効率、相乗効果など）

契約書管理システムの構築においては、市販の6つのソフトウェアを比較検討した結果、データの登録・管理が容易であること、全文検索が高速で処理できること、条件に合致するデータを自動通知させること、の機能を標準機能として備えているインフォコム株式会社の「MyQuick」が選定されました。

「MyQuick」には要望された機能がほぼ標準機能として備えられていた為、短期間でのシステム構築が可能でした。今回のシステム導入により、契約書はPDF化して登録され、権限があれば、個人の端末から契約書の閲覧が可能となり、契約に関する経緯やコメントなど、その案件に関する全ての情報を確認することが可能となりました。

現在の利用状況と今後の予定

各カンパニーまたは事業部門にて、案件ごとに契約担当者が契約情報を登録、メンテナンスを行い、データを管理しています。基本的には役職に対応した細やかなアクセス権を準備し、案件ごとにアクセス権を設定することで、閲覧制限をかけて秘密管理性を維持しています。
また、各事業部門と法務部門とのやりとりもすべて電子データで記録されており、どのような判断によって契約内容が取りまとめられたのか、そのプロセスが容易にわかるようになっています。
今後は、他のシステムとの連携を図ることにより、さらに契約書管理システムの利用拡大を検討される予定です。