3分で分かる⽂書管理

⽂書管理システムとは

文書管理システムとは、紙文書やWord、Excelなどの電子文書をデジタル化して管理するコンピュータシステムです。ファイルサーバによる文書管理と比較すると、セキュリティや検索性能に優れており、情報化が進展し企業の扱うデータ量が増える今、契約書や技術書を安全に管理・共有する仕組みとして注目されつつあります。

こんなお悩み抱えていませんか?

  • いつのまにか無秩序にファイルサーバのフォルダが増えて、
    どこに何があるのか分からない
  • キーワードで検索しても検索結果が多すぎて、目的の文書が探せない
  • 契約書のような期限管理が必要な文書の対応漏れが多い
  • バージョン違いの文書の管理が大変。 どれが最新版か分からない

そのお悩み、⽂書管理システムで解決できます!

⽂書管理でできること

安全かつ効率的に文書を管理

ファイルサーバでは無秩序になりがちな文書管理。MyQuickでは個人属性(組織、役職、業務)と操作権限(参照、編集、削除)を文書ごとに細かく設定し、大切な文書を安全かつ効率的に管理できます。

簡単・すぐに探せる&自動分類

検索に強い文書管理専用の高速データベースを採用。
簡単・すぐに探せる操作性を追求した検索画面、使う人にあわせた自動分類機能(部門や取引先別など)により、検索時間を削減できます。

メール自動通知で更新漏れを防止

書類の期限日や更新日をメールで自動通知してくれるため、手続き漏れを防ぐことができます。自動通知の条件が複雑な場合でも、スタッフが細かくヒアリングした上で設定するため安心です。

バージョン管理で最新版が一目瞭然

ISO文書や規定集など、最新版を明示する必要がある業務に適した版管理機能を持っています。
また、取引先との交渉などで契約内容を段階的に変更した場合でもすぐに変更履歴を確認できます。

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