文書管理システムバージョンアップ情報

「育休の申請期限はいつまで？」などの対話形式での検索によって回答を得ることができます。
特定の情報のリストアップや要約など、「文書を探し出し、中身を読み解く」という作業負担を大幅に軽減します。

各項目の値をクリックするだけで、同じ値を持つ文書を一覧表示できます。たとえば「取引先」項目で「インフォコム株式会社」をクリックすると、「インフォコム株式会社」の文書をすぐに確認できます。

システム画面からファイルを一括で更新・アップロードすることができるようになりました。
台帳の作成・メンテナンスの工数削減に繋がります。

Azure OpenAI Serviceと連携し、検索したキーワードの類義語や表記ゆれ、訂正語などの候補を表示します。

検索の際にヒットしない、あるいはヒット数が少ない場合、
この機能を利用して簡単に検索範囲を広げることが可能です。

※GPT連携機能はクラウド版限定です。また、プランによっては利用できません。

すでに登録されている文書に対して条件に応じた処理を行います。

今回追加したアクションは以下です。

　・期間延長（日付の月単位での延長）

※プランによっては利用できません。

ログの出力機能を強化しました。以下のログを出力可能です。

　・文書の閲覧ログ

　・文書の操作ログ

　・文書一覧ダウンロード／文書一括ダウンロード操作ログ

画面から変更できる設定を拡張しました。

　・簡易メニューの表示有無

　・サイドメニューのメニュー表示設定

　・パスワードポリシー設定

　・文章登録時に関する制御

　・文書詳細表示に関する制御

など、様々な設定が画面から行うことができます。

ビューアに透かし文字を入れられるようになりました。

透明度や表示文字の指定が可能です。

※プランによっては利用できません。

データベース全体の文書の登録・利用状況のグラフを表示できるようになりました。

アクセスの多い文書のグラフや、月単位でのユーザ別の登録件数のグラフを簡単に表示することができます。

下記の改善を行いました。

　・データベースの空き容量の確認画面の追加

　・アクセス権が設定されていないフォルダの検出機能

　・ゴミ箱の文書一覧に更新者氏名を表示

Azure OpenAI Serviceと連携し、PDFファイルから自動的に管理情報を抽出します。
登録画面から連携する方法と、定期実行による一括処理の２とおりの抽出方法を利用可能です。

抽出するファイルの種別は限定していないため、GPTが解析できる書類であればどのようなフォーマットにも対応できます。
抽出する項目も管理者にて設定が可能なため、例えば契約書から取引先や金額といった情報を抽出するだけではなく、報告書から概要を抽出するということも実現可能です。

※入力精度は保証していません。
※GPT連携機能はクラウド版限定です。また、プランによっては利用できません。

文書の登録および更新時に実行視野操作や入力した定型項目の値をチェックする条件を設定します。
チェックに引っかかった場合に、メッセージの表示、登録の中止、値の置換、値の入力・結合を行うことができます。

登録更新マクロはルールとアクションで構成されます。
ルールでチェックする条件を指定します。アクションは適用するルールと実行するアクションを指定します。

この機能により、下記のようなことが可能となり、登録時のミスや統制を強化することができます。

・「㈱」を「株式会社」に置換する
・ファイルの更新が発生したら、バージョンを付けて保存することを必須とする
・任意項目であっても、特定の条件の場合は入力を必須とする（入力されないと登録できないようにする）

管理機能の各画面の操作方法や注意事項について大幅な改善を行いました。

マニュアルの参照を減らし、管理画面のみで操作を完結できるようにしています。

グループ情報の登録、更新、削除をCSVファイルによる一括操作ができるようになりました。
また、グループの所属ユーザーの登録(紐づけ)・削除を一括操作できるようになりました。

データベース権限の登録・更新・削除をCSVファイルによる一括操作ができるようになりました。

フォルダの権限情報をCSVファイルにて一括操作できるようになりました。

MyQuickクラウドで提供していたPDF-OCRオプションをAzure AI Visionを利用したOCR方式に変更いたします。
※本機能はMyQuickクラウドのみ利用可能です。

MyQuickクラウドのゴミ箱の中の文書(仮削除文書)の本削除までの期間を1日から30日に変更しました。

管理メニューの構成を変更しました。
機能追加に伴い、メニュー数が増加したため、一部のメニューをまとめました。