技術報告書管理システムを導入し、 全社に分散された技術情報の一元管理、横断活用を短期間で実現

導入の経緯

日東電工株式会社様の技術報告書についての管理方法は以下のように行なわれていました。

まず、全国7箇所の日東電工株式会社様の事業所に在中する研究開発者が技術報告書を作成し、その都度、紙に印刷。それを上司が回覧。報告書に誤りなどがないかチェックをおこない、問題がなければ承認。承認を得た紙文書の報告書は、各拠点毎のキャビネットに保管され、報告書番号・タイトル・要旨の情報のみをノーツデータベースに登録。資料を探すなどの際は、ノーツデータベースを使って、報告書番号・タイトル・要旨などから断片的に検索していました。

情報管理システムを使用しない一般的な報告書管理の現場では、このような方法が一般的だったと思います。しかし、このような技術報告書の管理方法では、全体として報告書の回覧状況がしっかりと把握できないという問題だけでなく、ノーツデータベースに登録された情報が、拠点単位で保管されてしまっているため、全社を対象として報告書から情報を調べたい場合、横断的な検索をすることができませんでした。全社的な情報の検索が行なえないだけでなく、報告書の詳細な内容の検索も行なうことができず、いままでの管理方法による検索そのものに限界を感じていました。また、ある必要な情報が検索されたとしても、原本は各拠点毎のキャビネットに保管されているため、すぐに確認することができないといった悩ましい問題が解消されずにいました。

このような課題を早急に解決しなければならないため、技術報告書管理をはじめとする、文書管理システムの検討がなされる事になりました。

導入効果

数多くの文書管理システム製品と比較検討した結果、高速な全文検索機能、文書回覧機能の標準装備、PDFセキュリティ機能の容易な組込み、Wordテンプレートを利用した運用構築、これまでの全社文書管理システムとしての実績などが評価され、インフォコム株式会社の「MyQuick」が選定されることになりました。

「MyQuick」には、技術報告書管理のための必要な機能がほぼ標準で実装されており、短期間でのシステム構築が実現可能でした。また、今回のシステム導入により、全社を横断した技術情報の収集・検索の活用が実現可能となっただけでなく、報告書の登録業務の高速化も実現しました。セキュリティの面でも、報告書のPDF化には適切なセキュリティが付与され、承認外での持ち出しを防ぐ事ができるようになったり、報告書本文の閲覧権がない場合には、システムにて複写を要求が出来る点も評価ポイントなったそうです。

現在の利用状況と今後の予定

文書管理システム導入後の運用は、まず各担当者が、固定の報告書表紙Wordテンプレートと報告書本文ファイルを作成、Webに添付入力をします。各拠点の承認ルートで、報告書が回覧され、報告書は表紙含め一つのPDF形式に自動変換されます。そして、各拠点で承認された報告書は、横断的に全社で検索することが可能になりました。なお、PDF化された報告書は原則的に閲覧のみに対応し、印刷やPCへの保存は漏洩防止のため不可となっています。日東電工株式会社のご担当者様からは、「本番稼動後も、システムトラブルや利用者からのクレームも殆どなく順調に稼動しています。技術報告書の他、ISO文書管理など、「MyQuick」の標準機能を利用してシステム化を図っており、今後も利用の拡大を検討していく予定です」と期待の声を寄せていただいております。インフォコムとしても、更なるソリューション実現に向けて取り組んで参ります。