確実な期限管理ができる契約書管理システム

クライアントと締結する契約書の他、労働関連の契約書や秘密保持契約書など2,000件以上の契約書を全て総務部で管理していることから、丸2日作業に追われる日もあることが課題でした。

さらに、これらを全てExcelで管理しており、アナログな管理方法では作業効率が悪く、紙のコストも解決したい課題の一つとなっていました。

• 複雑な通知機能の設定ができるか：“通知したい1カ月前の月初”に通知する独自ルールの設定
• シンプルで操作しやすい画⾯か：全社的に使っていくことを考慮して、操作画面のシンプルさも重視
• クラウド型か：設置場所が必要なオンプレミス型ではなく、スペースを取らないクラウド型

「紙の使用量は以前の半分程度になりました。以前は2日かけていた作業も、現在は20分あれば終えられます。MyQuickを導入して、更新期限の確認依頼書に関してはペーパーレス化と作業時間の大幅な短縮を実現できました」（ご担当者様） 今後、より活用して生きたいポイントとして、以下の様にいただきました。 「現在、社内の帳票や稟議書など6～7割方が電子化されつつあります。それに合わせて、いずれは個人情報マニュアルや新しい契約書の登録も全てシステム内でできるようになればと思います」（ご担当者様）

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KAIグループでは、製品販売の契約書や秘密保持契約書、リベート契約書、ライセンス契約書、共同開発に関する覚書など約3,700件の契約書をすべて法務担当者がExcelに入力、ファイルサーバーでデータを保存していた。 ところが、ここ数年は1年間に約200～300件ずつ増えていくため、サーバーのフォルダ管理では到底対応しきれない状態になっていた。

MyQuickの導入によって、貝印とカイインダストリーズの契約書の一元管理が可能になった。もし導入していなければマネージャークラスの法務担当者を1名採用する必要があったそうだが、現在は従来の人員で契約書を管理する目途が立ちつつある。 人件費に換算すると約500万円程度の効果があったとのこと。 さらに業務の効率化は担当者のストレス軽減にも大いに貢献し、働き方改革につながっているという。