契約書管理

契約書管理の運用方法の決め方

契約書の紛失や内部統制強化、契約情報共有による確実な事業実施のために契約書管理を強化したいと考えている方も多いかと思います。どのような方法でルールを決めればよいかを悩まれている方や、自社にとって最適な契約書管理の運用方法を決めたいと考えている方に、契約書管理の運用方法について解説します。
なぜ契約書管理をする必要があるかを知りたい方は先にこちらをご覧ください。

契約書管理の運用方法を決める前にすること

契約書管理の運用方法を決める前にまずは現状を整理しましょう。現状の整理がきちんとできていないと、目的がブレてしまいますし、後々の手戻りにもなりますので、しっかりと整理しましょう。その方法を解説していきます。

①現在の締結から保管までの契約書管理業務のフローの整理

業務のフローを整理すると関係者や実施している作業が整理されます。無駄な作業も見えてきます。現在どのような方法で管理されているかを確認しましょう。昔からそうやっているからという理由で効率の悪い管理をしていることも少なくありません。

【契約書管理業務のフローの整理例】

②各管理業務で課題(困っていること)を整理しましょう

各作業の課題を整理するといつ、だれが、どのように困っているかが見えてきます。軽微なものもあれば、緊急性を要する課題も見えてきますので、十分に整理しましょう。

【課題の整理例】

※上の例は<保管>の例ですが、閲覧や確認業務についても同様に整理しましょう。

③課題に優先度をつけましょう

緊急性の高い課題を筆頭に優先度を整理しましょう。全ての課題に対応するのはとても大変です。必ず解決したい課題とできれば解決したい課題に分けましょう。

また、どれくらいの費用をかけてこの課題を解決すべきかを試算しましょう。契約書管理は単純に業務時間の短縮による人件費削減だけではなく、リスク発現による損失も考慮して試算しましょう。

契約書管理の運用方法の決め方

契約書管理を行う上で時間のかかる管理ルール作りですが、ポイントを押さえれば、時間をかけず運用方法を決めることができます。その方法を説明していきます。

運用方法を決める流れは以下のとおりです。
①統括部門・担当者の決定
②契約書関連業務の洗い出し
③契約書管理台帳の作成
④締結済み契約の棚卸
⑤契約書管理規程の策定

各フェーズを詳しく解説していきます。

①統括部門・担当者の決定

まずは、契約書管理を統括する部門とその部門内の担当者を決めましょう。全ての契約を集約して管理することをお勧めします。これは管理者を各部門に分散すると、部署の統廃合や管理担当者の異動・退社による管理業務の引継ぎが部門ごとに発生するため、本来の業務以外の業務に時間を取られてしまいます。また、管理レベルに部門ごとの差が出る原因にもなります。全社の契約書を集約することで、管理レベルが標準化され、業務量が増えてきた場合に契約台帳の作成や電子化等の管理業務を一括アウトソーシングできたりします。

②契約書関連業務の洗い出し

管理者が決まったら、次に<契約書を利用する業務>、<今後契約書の情報を利用できると効率化が図れる業務>、<過去に発生したトラブル対応>、等の契約書を利用して行う業務や対応を洗い出しましょう。
すでに保管や閲覧といったフローは前述のとおり事前の準備として整理していますが、どのような情報を管理するかを決めるために、さらに深堀していきます。例えば以下のように思いつく限り挙げていきましょう。

契約書締結業務

過去に基本契約を締結しているかを確認するために台帳を利用。会社名で締結実績があるかを探した。

契約書更新

更新案内を送るためや、継続の検討を行うために、契約更新期限が迫っている契約を確認する。管理台帳から契約満了期限の近い契約をリストアップした。

反社会勢力排除の条文が含まれているか確認

会社の取り決めで契約書に反社会勢力排除の条文を含むことがルール化され、過去の契約も含めて見直しが必要になった。

③契約書管理台帳の作成

これから台帳を作成して管理する方もいれば、すでに台帳の作成をしているが見直したいという方もいるかと思います。前述した関連業務の洗い出しを参考に台帳の作成/見直しを行いましょう。

関連業務に反社会勢力に関する条文が含まれているかを確認したという場合は、特定の条文が入っているかを管理できる台帳にすれば1件1件契約書を見直す必要もありません。押印した契約書を相手方に送った後に確認のために、相手方への郵送日時を入力するために日付を管理する必要があります。
このように何を管理したいかが整理されていると自然と台帳で管理する情報も決まります。

④締結済み契約の棚卸

台帳の作成が終わったら次に締結済みの契約書を台帳に整理していきましょう。ここで大事なのは台帳に整理する契約書の範囲をきちんと決めることです。長く事業を続けていると膨大な量の契約書がありますが、これらをすべて整理するのは非常に労力がかかります。過去数年間に絞ったり、特定の契約種別に絞ったりすることで最小限の費用で最大限の効果を得ることができます。

⑤契約書管理規程の策定

ここまでで解決したい課題、台帳に入力する情報、整理する契約書の範囲を整理することができました。後はこの課題が解決できる管理規程(運用方法)を作るだけです。
その際、予算内に納まる場合はシステムの利用も併せて検討しましょう。

【新たに策定した管理規程(運用方法)例】

システム化により、複数人での入力や、操作ミスによるデータの上書き防止、電子ファイルで内容の確認ができるため契約書を外部倉庫での保管といった解決ができました。

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