契約書管理におけるエクセル台帳のメリット・デメリット

エクセル台帳での契約書管理のメリット

1. 誰でも使えるため教育が不要

エクセルは今やオフィス業務になくてはならないツールとなりました。そのため普段の業務で使用されることが多く、使い慣れている人が多いため、操作教育が不要であるため簡単に台帳を作成して、みなさんで利用することができます。

2. 項目の追加が用意

簡単な操作で定型項目の追加ができます。新たに管理したい項目（情報）が発生した場合も数クリックで修正することができるのも魅力です。

3. ツールの利用料が(ほぼ)かからない

すでに利用しているツールであれば利用料が新たに追加されることはありません。エクセルは通常の業務で利用している方がほとんどなので、追加で費用がかかることはほぼないと思います。

4. 関数を利用した計算処理ができる

エクセルには多彩な関数が用意されています。使いこなすことができれば難しい計算処理なども自動でできるため、いちいち計算する手間を減らすことができます。また、こういった計算処理が簡単に追加・修正できるのもエクセルのメリットです。

エクセル台帳での契約書管理のデメリット

1. 誰でも書き換えできてしまう

簡単に使える反面、ファイルサーバ上に置かれたエクセルファイルは誰でも閲覧でき、台帳の内容を書き換えることができます。また、保存の単位がエクセル台帳全体となるため、１つの修正ミスですべての情報が削除されてしまう可能性があります。

2. 電子ファイルを一元管理できない

エクセル台帳には電子ファイルの添付ができません。文字の情報として契約書や電子化したファイルの保管場所を記載して管理することはできますが、倉庫で原本を探したり、ファイルサーバに探しにいかないといけません。

3. 多人数での共有が難しい

全社規模でエクセル台帳を共有する場合に様々な障壁があります。エクセルで閲覧する場合、特定の情報(特定の行)のみを閲覧させることができません。セキュリティ制限を付けることがエクセルの場合難しく、台帳を分けると管理が大変なため、多人数の共有には向きません。
また、ファイルサーバは多数の拠点から閲覧することも難しいため、運用環境により制限されてしまう場合もあります。
さらに、同時に編集することもできません。

4. エクセル台帳を見ないと内容を確認できない（アラートを出してくれない）

いくらきちんとエクセル台帳で管理していても、定期的に確認を行わないと、更新期限が迫っていた、またはすでに切れていたという事態になります。人の手によるリストアップは作業ミスも発生しやすいので、注意が必要です。
また、エクセル台帳からアラートを出してくれるということはありません。見落としたり、作業漏れなどの可能性があります。

5. 利用者の把握ができない

エクセル台帳を閲覧したログを取得することは難しいため、利用者の把握は難しいと言えます。仮にエクセル台帳の利用者がわかったとしても、どの契約書を見たという行動履歴を辿ることも難しいと言えます。

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デメリットを補う契約書管理システム

契約書管理システムを利用すればエクセル台帳のデメリットをなくすことも可能です。

1. 限られた人だけが書き換えできる

システムを利用することで、契約書の登録、編集、削除など細かい権限を割り当てて作業することができます。大事な台帳を操作ミスで削除されることがないため、安全に管理することができます。

2. 電子ファイルと一元管理できる

契約情報と電子ファイルをまとめて管理することができます。

3. 多人数での共有が簡単

WEBシステムであればネットワークが繋がっていれば閲覧できます。複数人で、それぞれの契約情報を追加、編集することもできます。閲覧時は、部署や人単位で契約情報の閲覧可否を制御できるため、多人数での閲覧時も、一部の関係者にしか契約情報を見せなくすることも可能です。

4. エクセル台帳を見なくても通知が届く

システムから期限が近づいてきた契約情報を知らせるメールが届きます。新規登録や更新のお知らせもメールで通知されるため、見落としや作業漏れを０件にすることができます。

5. 利用者の把握ができる

操作のログを取得していますので、誰が、何時、どの契約書を閲覧したかがわかります。そのため、不正な利用を抑止できます。

まとめ

エクセル台帳での管理はすぐに始められて、小規模の管理に最適と言えます。契約書管理の運用ルールを作って、この運用ルールを厳守すれば小規模管理での利用は問題ないでしょう。

しかし、中規模～大規模な契約管理を行う場合は、多人数による閲覧や編集が必要となります。エクセル台帳では多人数での利用の際には不便を感じることも多く、様々な落とし穴にハマってしまうでしょう。

あつかう契約数も増えてくるとエクセル台帳だけでは管理しきれなくなります。更新漏れによる信用失墜や契約書が共有されずに業務時間がかかってしまうなどの不便を多く感じてきたら早めのシステム化検討をお勧めいたします。

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