契約書管理

契約書管理システムクラウドサービスが選択される5つの理由

システムを新規導入する際に大きく分けて2つ、自社サーバにシステムを構築して運用タイプ(いわゆるオンプレミス型)とクラウドサービスを利用して運用するタイプ(いわゆる、クラウド型)で悩まれるかと思います。これは契約書管理システムに限った話ではなく、予算や社内のセキュリティポリシーと照らし合わせてご検討されているかと思います。
さて、契約書管理に限って言えばどうでしょうか?この数年で短期導入、低価格で導入できるクラウド型の契約書管理システムのご利用が増えております。そこで、今回はクラウド型とオンプレミス型のメリットデメリットを元に契約書管理でクラウドが選択されるその理由をご紹介いたします。

クラウド型、オンプレミス型の違いは?

そもそも一般的にクラウド型とオンプレミス型にはどのような違いがあるのでしょうか?それぞれの特性を整理しました。

※実際の特性はサービスや製品によって異なります。本コラムではMyQuickを元にご紹介しております。

【クラウド型の特性】

  • 導入初期費用がオンプレミス版と比較すると安価
  • インターネットに接続して利用する必要がある。
  • システムのバージョンアップ、メンテナンス作業が不要
  • ディスク量や機能の拡張の際に、月々の利用料が追加課金される
  • カスタマイズができないため、運用をクラウドサービスに合わせる必要がある
  • サービス解約時にライセンスなどの資産が手元に残らない
  • 保守費用がサービス利用料に含まれている

【オンプレミス型の特性】

  • 導入初期費用がクラウド型と比較すると高価
  • インターネットに接続する必要がない
  • バージョンアップ時、メンテナンス時に人的コストや金銭的コストが発生する
  • サーバ強化でディスク量拡張や処理速度の向上ができる。
  • カスタマイズができるため、システムを運用に合わせることができる
  • 買い切りライセンスなので、月々の利用料は発生しない
  • サポートを受けるために保守費用が必要

契約書管理システムクラウドサービスが選択される5つの理由

クラウド型とオンプレミス型の特性は理解できたかと思います。次にクラウド型の特性から、なぜ契約書管理システムはクラウド型が選択されるかを整理しました。

  1. 総務部など間接部門で管理するシステムであることが多いが、間接部門では初期投資が大きいシステムは社内決裁が取りづらい。しかしクラウドサービスであれば、サーバなど自社で用意する機器は不要であり、システム投資のリスクが抑えられる
  2. 契約情報は長期的なデータ保持が必要であり、システムの維持が必要になる。
    クラウドサービスであれば、その維持のためのバージョンアップ作業(最新OSやブラウザへの対応、機能追加等)は社内の情報システム部門はもちろんクラウドサービス提供業者などへの依頼を実施せずとも、バージョンアップが自動的にされ、そのための人的コストもかからない。
  3. 契約書は電子化してもディスク容量が極端に肥大化することは少ないため、ディスク量の肥大による運用費用の高騰の可能性が低く、長期間クラウドタイプで運用しても、オンプレミス型が費用を逆転することがない
  4. 契約書管理は業種・業態などの違いによる特殊な要件が少ないため、カスタマイズの必要もなく運用をシステムに合わせやすい
  5. クラウドサービスであればグループ会社間での共有などもVPN回線などの特別な環境を用意せずとも、会社の契約情報を共有、管理することができる。

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オンプレミス型が選択される場合は?

前述の通り、契約書管理システムはクラウド型が選択されることが多くなっておりますが、どのような場合にオンプレミス型が選択されるか、一例をご紹介します。

  1. 契約自体が秘密情報でインターネット上での保管は会社規程でNG
  2. 契約管理が業務前提で重要なファクターであり、システムを運用に合わせ、他の社内システムと密接に連携する必要がある

まとめ

いかがでしたでしょうか。一昔前は自社でシステムを構築して、業務に合わせてカスタマイズするということが当たり前でしたが、最近ではシステムやサービスの質も向上しており、システムは「持つ時代」から「利用する時代」に代わりました。
特に契約書管理などは業界特有の業務ではなく、一般的な業務のです。そのため、特殊な要件が少ないので、クラウドサービスを利用した管理も比較的受け入れられやすい業務です。
契約書管理システムの新規の検討の方はもちろん、すでにシステムをご利用の方も今後クラウドサービスへの移行を検討してはいかがでしょうか。

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