文書管理

【文書管理方法】ファイルサーバと文書管理システムの違いとは

紙の書類はファイリング、キャビネットに保管、電子ファイルであればファイルサーバを使うなど文書管理の方法はいくつかありますが、「ほしい書類をすぐに探し出せない」「保管コストがかかる」「セキュリティが心配」など現在の文書管理に課題を感じていないでしょうか。
近年、企業が扱う電子文書の量は増加しており、企業が文書を安全かつ効率的に管理する重要性がますます高まっています。今回は、文書管理の方法として、ファイルサーバと文書管理システムのメリット・デメリットをご紹介します。

1 文書管理の重要性は高まっている
2 ファイルサーバでの管理方法の問題点
3 ファイルサーバでありがちな問題点
4 文書管理システムでの管理方法
- 4.1 文書管理システムでできること
5 それぞれのメリット・デメリットを考慮した上で検討を

文書管理の重要性は高まっている

近年のIT技術の発達により紙文書の電子化が進み、それに伴い文書管理方法を紙から電子に移行する企業が増加しました。今後も企業が扱う情報量は増加すると見込まれており、米Cisco VNI Mobileによれば全世界のデータ流通量は2015年から2020年にかけて年平均成長率22％の割合で増えると予測されています。企業が扱う情報量が増えるほど、情報漏えいや不正アクセスのリスクは高まります。セキュリティ対策が不十分だと、顧客の信頼を失うだけでなく、訴訟や損害賠償請求に発展するかもしれません。そのようなリスクを防ぐため、より厳重に文書を管理していくことが今後企業には求められています。

また、業務効率化の点でも文書管理方法を見直すことは大切です。扱う文書の量が増えるほど保管コストがかかり、目的の文書を探す時間もかかってしまいます。文書管理担当者の負担を減らし、円滑に業務を進めるためには、現在の文書管理方法の問題点を洗い出し、より効率のよい管理方法を検討していくことが重要です。

ファイルサーバでの管理方法の問題点

近年は、デジタル化の進展に伴いキャビネットなどで原本管理するのではなく、ファイルサーバや文書管理システムで文書管理を行う企業が増えてきました。どちらも便利な管理方法ですが、デメリットもあります。ここでは、多くの企業が導入しているファイルサーバの文書管理における問題点をご紹介します。

ファイルサーバでありがちな問題点

ファイルサーバでの文書管理では、以下のような問題を抱えられている方も少なくありません。

検索機能

フォルダの名付け方が人によって違うので、検索しづらい
単純なキーワード検索では大量にヒットし過ぎてしまう。

バージョン管理

どれが最新版かわからない

セキュリティ

機密度の高い情報に誰でもアクセスできる状態になっている
利用者によるアクセス履歴がわからない
どのファイルに個人情報が含まれているかわからない

データの共有

地方拠点や海外拠点と文書を共有できない
社外からアクセスできない

操作ミスによるデータの削除

簡単に削除できてしまう
削除されてしまったファイルの復元が困難

ファイルサーバは手っ取り早くデータを保管できるのがメリットですが、利用ルールを決めて、それに則った運用をしっかり行っていかないとただの“データ置き場”と化してしまいます。また、変更履歴やアクセスログを見ることができない、アクセス制御をし過ぎると他部署やグループ会社などとデータを共有しにくいなどのデメリットもあります。

文書管理システムでの管理方法

ファイルサーバの課題点を理解できました。一方、ファイルサーバと比較対象にされることの多い文書管理システムでは、上記の課題を解決しながら安全かつ効率的に文書を管理できます。

文書管理システムでできること

文書管理システムでできることは以下の通りです。

スピーディな検索

文書管理システムでは、下記のような検索機能があるため広範囲であっても素早くほしい情報を探し出せます

いくつかのキーワードの組み合わせによる検索および、それらの該当条件の指定
最初の検索結果から追加条件による絞り込み
横断的な検索
検索キーワードの保存による検索条件の再利用

また、上位機能ですがOCR処理を施して文書中の全てのキーワードの中から一致する情報を探し出すことも可能です。

追加情報の付与

タグや属性情報と呼ばれる情報を付与することができます。この情報が文書を探す際に強力な役目を果たします。例えばファイルの中に個人情報が記載されている書類を探す場合、「個人情報有」というキーワードで検索しても目的の文書を探すことができないのは容易に想像できます。そこで、個人情報の有無を保管時に付与することでファイル内を解析したり、OCRで文字を解析しても検索できない情報から文書を探し出すことができます。

バージョン管理

最新版がどれかキチンと明示されるようになります。検索時にヒットするのも最新版です。旧版は必要に応じて最新版から簡単にたどることができます。

セキュリティの強化

アクセス権限を部署ごと、個人ごとなど詳細に設定できるため、セキュリティをより強化できます。ユーザ単位でのアクセス履歴の閲覧も可能なため、不正な持ち出し防止にもつながります。さらに、上位機能を付けてコピーやスクリーンショットを禁止したり、上書き保存を制御したりすることも可能です。

保管期限や更新日の管理

あらかじめ設定しておけば、メールやポップアップ表示で文書の保管期限や更新日を自動で通知してくれます。

アクセス性の向上

文書管理システムにはオンプレミス型とクラウド型の2種類があり、クラウド型なら拠点を気にせず使用できます。また、スマートフォンやタブレット端末からアクセス可能な製品もあります。

そのほかにも、レポートをCSV形式で出力したり、承認フロー機能で文書の確認や承認作業をシステム内で一括して行ったりする機能もあります。また、製品によっては自社の業務形態に合わせて通知タイミングや検索方法をカスタマイズすることも可能です。
文書管理システムにはこのようにさまざまな機能があり、文書の登録から処理・保管・保存・廃棄までの一連の流れを一括して管理できます。

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それぞれのメリット・デメリットを考慮した上で検討を

以上、ファイルサーバと文書管理システムのメリット・デメリットをご紹介しました。
まとめると以下のとおりです。

	ファイルサーバ	文書管理システム	コメント
登録の簡易性	○	△	ファイルサーバは登録が簡単ですが、ルールどおりに利用されないと無法地帯化のリスクあり。削除操作も簡単なため、うっかり削除に注意が必要
追加情報の付与	×	○	文書管理システムは個人情報有無や作成中/完成等の文書内にない情報も付与できるため管理漏れが減り、検索の幅が広がります
検索性	△	○	文書管理システムは高速に検索するための仕組みがあったり、目的の文書を素早く検索するための機能があります。
費用	○	△	文書管理システムはクラウドサービスを利用することで初期投資を減らすことが可能
セキュリティ	△	○	ファイルサーバのセキュリティはサーバ管理者で行うことができますが、利用者側で細かい制限を付けることができません。
データの共有	△	○	遠隔地からでも利用可能
バージョン管理	×	○	─
保存期限設定	×	○	─

ファイルサーバは、簡単に検索しても探せない、簡単に登録できるが管理しきれずに不要なデータが容量を圧迫しやすい、セキュリティ管理が不十分、操作ミスによる予期しないデータ紛失などのデメリットがあります。一方で文書管理システムと比較すると、ファイルを保管する操作が簡単、安価で導入しやすいというメリットがあります。そのため、個人が管理する作業データの保管や一次的なデータの共有スペースという使い方に適していますが、ノウハウとして蓄積しておくデータの保管や多くの関係者が利用するデータを保管しておく場合には適しません。

一方、文書管理システムは機能が豊富でセキュリティ向上にも役立つというメリットがある反面、ファイルサーバと比べると高価で初期導入に手間がかかるというデメリットがあります。しかし、最近は低価格な月額制のクラウド版によるサービス提供も充実してきておりシステム導入のハードルが大幅に低くなっております。契約書、技術文書、ISO文書、社内規定など利用用途を明確にすることで文書管理システムの効果を100%引き出すことができます。

それぞれのメリットとデメリットを考慮した上で、ファイルサーバや文書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。現在の文書管理方法に限界を感じている方には、充実した機能・サポートも手厚いMyQuickがおすすめです。