契約書管理

電子契約サービスと契約書管理サービスの違いは?

契約書管理の改善を検討していると、電子契約サービス(電子契約システム)という言葉を目にすることがあるかと思います。電子契約サービスと契約書管理サービス(契約書管理システム)、どちらも「契約」や「契約書」に関することができるサービスというのは理解できると思います。では一体どのような違いがあるのでしょうか。 今回はその違いを解説いたします。

電子契約サービスと契約書管理サービスの特徴

電子契約サービスと契約書管理サービスはどのような特徴があるのでしょうか。それぞれの特性を整理しました。

【電子契約サービスの特徴】
電子契約サービスの特徴は、これまで紙の契約書にハンコを押して締結していた契約を、インターネット上でハンコなし/袋とじなし/郵送なし/そもそも紙の発生なしで完結できるところです。

また、契約することに特化したインターフェースとなっているため、締結に向けた操作が直観的に行えます。

【契約書管理サービスの特徴】
契約書管理サービスの特徴は、契約書を全社で共有できる環境を構築できるところです。共有といっても、契約書には全社で共有すべき基本契約や、部署で共有すべき個別契約など様々な契約があり、きちんとアクセス権を管理して閲覧制限を行ったうえで共有する必要があります。このアクセス権限の設定を管理者が設定できることが特徴です。

また、検索や契約情報の登録に特化したインターフェースとなっているため、契約確認のための操作が直観的に行えます。

その他にも、契約の管理を行うための下記の機能を有しています。

  • 期限管理
  • 契約間の関係の管理

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電子契約サービスのメリットと利用のためのハードル

これまで契約締結に有していた手間(袋とじ、封入等)を大幅に削減することができます。また、収入印紙が不要となるめ、印紙代の節約や、郵送代などの直接的なコストを削減することができます。
また、改ざんや偽造を見破ることは難しいですが、電子署名の確認によって改ざんがあったかどうかを誰でも確認できるようになり、コンプライアンスの強化につながります。
※紙の契約が必要な契約もありますので、ご注意ください。

一方、電子契約の利用のためには下記のハードルがあります。
※関係者への操作説明などのサービス利用に共通するハードルを除いています。

  • 社内の規定変更
  • 取引先と電子契約を行うことの合意取得
  • 紙の契約との並行管理
  • 自社利用していない電子契約サービスでの電子契約書の取り扱いルールの策定
    (取引先からの依頼時)
  • 長期間におよぶ契約締結時の電子契約利用可否
    (タイムスタンプや電子証明書には有効期限があるため)

契約書管理サービスのメリットと利用のためのハードル

これまで探すのに時間がかかっていた契約書をすぐに探せます。締結経緯や関連契約の関係性など、記録しづらかった情報なども契約書PDFと一緒に保管できるため、どこを探せばよいのかわからなくなることがなくなります。

また、利用時には契約書毎にアクセスを指定できたり、実際の閲覧時にログが記録されるため、セキュリティ強化を行うことができます。
期限管理を行うことで契約失効前の確認や、未締結状態での業務開始の防止などコンプライアンス強化を行うことができます。

一方、契約書管理サービスの利用のためには下記のハードルがあります。
※関係者への操作説明などのサービス利用に共通するハードルを除いています。

  • 契約情報入力のルールの決定およびルール順守の確認
  • 過去の契約情報の整理(契約管理台帳がない場合)

どちらから導入したほうが良いのか

電子契約サービスは締結手段を増やためのサービスです。一方、契約書管理サービスは社内にある契約書をきちんと管理するためのサービスです。電子契約サービスで効率的に契約締結を行えるようになっても、契約を管理する業務は必ず発生します。
また、電子契約を行うことにより、紙での契約と電子契約が混在することになり、より一層の管理体制の強化が必要となります。

そのため、先ずは契約書管理サービスを導入し、紙での契約、電子契約どちらの契約もきちんと管理できる環境を整え、その上で電子契約サービスの導入を進めていくことをお勧めいたします。

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