契約書管理

契約書管理システム比較に役立つチェックポイント5つ

契約書を電子化して管理し、印刷コストや総務の負担を減らしてくれる契約書管理システム。システム選びに失敗して導入時や運用時に苦労しないためには、契約書管理システムのチェックポイントを知っておくことが大切です。 ここでは、契約書管理システム比較の際に役立つ、選び方のポイントを5つご紹介します。

検討が不十分だと使い始めてから後悔することも

契約書管理システムは製品ごとに機能の数やサポートの充実度などが異なるため、よく比較せずに選ぶとのちのち後悔するかもしれません。

使用後に「失敗した」と感じた例

  • 選定要件の洗い出しが甘く、現在備わっている機能だけでは不十分だった
  • 現在の運用の延長で考えてしまったため、運用の見直しができなかった
  • パッケージ版を選択したが、メンテナンスが大変だった

このように、検討が十分でないと業務上の課題を解決するだけの機能を備えていなかったり、逆に機能が多すぎたり、メンテナンスやトラブル対応の負担が生じたりする場合があります。契約書管理システム選びで失敗しないために、選定時のチェックポイントを確認しておきましょう。

契約書管理システム選びでチェックしたい5つのポイント

契約書管理システム選びにおけるチェックポイントは、機能、セキュリティ、導入形態、サポート、価格の5つです。それぞれどんな点に気をつければよいのか、さらに詳しく説明します。

1. ないと後悔する機能

まずは契約書管理システムの主な機能を知っておきましょう。また、契約書管理のための基本機能はどの製品も備わっているため、機能の有無の比較では不十分です。機能の中身について差がつくポイントも解説します。

直感的な操作性

契約書は多くの社員で共有することがあります。そのため、様々なITリテラシーの方でも操作できる仕組みにしておかなければ、教育や操作問合せのために思わぬ工数がかかる場合があります。

ここで差がつく!

システムを利用する際には、操作ボタンやたくさんの情報があふれています。そのため画面がシンプルで何処に何があるのかわかりやすい設計思想でありつつも、きちんと機能を利用できる操作性を有しているかで差がつきます。

  • 登録、検索が簡単にわかりやすいボタン、配置になっている
  • 登録操作もドラッグ&ドロップで簡単に登録できる
  • ミスが起こりにくい操作を設定で行えるか
  • 手間を軽減する設定が行えるか

期限管理・通知

営業担当者が日々の業務に追われて得意先との契約更新を失念してしまうケースがよくあります。契約書の更新や満了日の通知を自動で行う機能があれば、契約更新を忘れてしまうことで発生する損失を防ぐことができるでしょう。

ここで差がつく!

日付だけの通知ではなくて、以下のことができるかで差がつきます。

  • その他の条件(自動更新の有無)を合わせて通知できる
    期限だけで通知では通知不要な契約書も通知されてしまいます。
  • 月初にまとめて通知できる
    毎日通知が来ると見落としてしまうという方には月初にまとめて通知する必要があります。
  • 任意のタイミングで複数回通知できる
    通知は複数回通知でき、かつ期限が一番迫ってきたときの通知先は役職者を含めて通知するなど、通知先の変更可否などでも差がつきます。

管理項目の中身、項目情報、属性、タグ、台帳情報、一括更新

契約種別や契約期限などの項目情報(属性、タグ、プロパティと呼ばれています)のメンテナンスは非常に重要です。一方で管理対象の契約書の数は膨大にありますので、管理部署名が変わって変更したいという場合など、システムの画面から個別に項目情報を手入力をするのでは作業工数がかかりすぎます。
そこで管理項目をエクセルに出力して編集し、編集結果をシステムに反映させてメンテナンスができるシステムがよいでしょう。

ここで差がつく!

台帳を一括で取り込みできる機能を有している製品はいくつかあります。ただし、その簡易性で差がつきますので操作性をよく確認する必要があります。

  • エクセルで編集したCSVの台帳データをWEB画面から一括で登録できる
    サーバからの操作で取り込むこと以外に、WEBブラウザから簡単に登録できると管理者の負担も軽減できます。

主要機能以外の補助機能

主要機能以外にも補助機能の有無により、管理者や利用者の作業負担が大きく変わってきます。各製品の便利機能をよく確認して、将来的に利用できそうかどうかを判断するのがよいでしょう。

ここで差がつく!

  • バージョン管理
    契約書の変更履歴を保存し、「最新版はどれか」「旧版はどれか」がすぐにわかるようになる機能です。ただし、契約書の場合は締結しなおした契約を、版を上げて管理するのか、別の契約として管理するのかどちらが自社に合うか検討する必要があります。
  • 掲示板機能
    関係者がコメントを残しあえる機能。特に契約書の期限の管理だけではなく、締結の経緯や法務からの指摘を残しておきたいという場合に、この機能があると差がつきます。
  • お気に入り登録やよく利用するチェック条件の保存機能
    よく参考にする契約書や、チェックする頻度が多い条件を保存しておき、すぐに目的の契約書を表示できるようにすることで、システムの利便性に差がつきます。

2. セキュリティ

機能も大切ですが、契約書管理では情報漏えいを防ぐことが重要です。セキュリティに関しては、以下の点をチェックするとよいでしょう。

アクセス権限設定

契約書の閲覧権限を設定できる機能です。部署単位、個人単位など、設定が可能な範囲は製品によって異なります。制限できる操作も製品によって異なります。権限設定の範囲、操作制限の種類の2つを細かく指定できる製品であれば、長期的に利用できます。最低限、目的のレベルに合わせた機能を持った製品を選び、拡張性が必要な場合は柔軟な設定が可能な製品を選びましょう。

ログ管理

契約書にアクセスした時間、社員名、変更箇所などの情報を履歴として残せる機能です。機密情報の不正な持ち出しを防ぎ、セキュリティ意識の強化にもつながります。不正を抑止したい場合は操作履歴が利用者に公開できる製品を選びましょう。

保存・印刷不可設定

システム内に登録されたPDF書類をダウンロードしたり、印刷したりできないようにする機能です。契約書管理ではここまで必要となることは稀ですが、社内のポリシー上必要となる場合は、強固なセキュリティ機能を有する製品を選びましょう。

3. 導入形態

導入形態は、主にクラウド型・オンプレミス型の2種類に分けられます。それぞれメリット・デメリットがあるため、自社に適するのはどちらか見極めることが重要です。

クラウド型

インターネット回線を介して、サービスとして利用する形態です。オンプレミス型と比較するとサーバやソフトウェアの購入が不要なため「安価に素早く導入できる」「サーバメンテナンスが不要」などのメリットがあります。一方、「カスタマイズしにくい」、「ディスクが大きくなると高価になる」「一部のオプションが利用できない」などのデメリットがあります。

オンプレミス型

サーバやネットワーク機器を購入し、自社内で運用するシステムです。クラウド型と比較して、「自社運用のためカスタマイズしやすい」「セキュリティ面のリスクが少ない」などのメリットがあります。一方「システム構築に費用・時間がかかる」「機器のメンテナンスができる人員の確保が必要」「自社で障害対応しなければいけない場合がある」などのデメリットがあります。

4. サポート

運用していくにあたって、導入時と導入後のサポートが充実しているかどうかもチェックしておきましょう。

立ち上げ

初期設定やインストール作業を自社で行うのか、専門のシステム担当者からアドバイスやサポートをもらえるか、マニュアルがあるかなどを確認しましょう。

保守

土日・深夜も対応可能か、トラブル発生時には原因調査から解決方法のアドバイスまで行ってくれるか、直接専門の担当者が出向いてくれるか、万が一データ紛失をした際に復旧費用がかかるかなどを確認しましょう。

機能追加や変更

会社の体制変化に伴う将来的な機能追加や変更が可能か、カスタマイズ部分のサポートが可能かなどを確認しましょう。

長期的に事業継続されるか

会社の倒産や、事業撤退などによりサポートが受けられなくなるケースがあります。導入実績やバージョンアップの頻度により長期の事業継続が見込まれる業者かどうかを確認しましょう。

5. 価格

価格もチェックしておきたいポイントの1つです。特に以下の3点に着目してチェックするとよいでしょう。

導入・保守コスト

基本的なライセンス費のほかに、導入費、設定作業費、保守費などを含めてトータルでいくらかかるかを計算しておきましょう。

ライセンス体系

ユーザーの人数に応じて価格が変動するタイプ、ユーザー数無制限で利用できるタイプなどがあります。大人数での導入を見込んでいる場合は後者を選ぶなど、会社の規模感に合わせて選ぶとよいかもしれません。

無料お試し期間

画面操作のしやすさや、検索のしやすさなどは実際に使ってみなければわからないことがあります。導入後に後悔しないために、無料お試し期間がある場合は利用して、実際の使用感を確かめておきましょう。

十分に検討した上で、自社に最適なシステム選びを

システム選びで失敗しないよう、まず自社の課題を明らかにした上で、必要な機能や細かな選定要件の洗い出しを行いましょう。部署・担当者ごとに閲覧権限を設定したい場合は権限設定を細かくできる製品を選ぶ、ITスキルの高い社員が少ない場合は画面の操作性を重視して検討するなど、自社の状況や業務内容に合わせて選ぶとよいでしょう。

充実した機能・お得なライセンス体系のMyQuick

MyQuickは、上記の機能を全て網羅しています(一部オプション機能)。ワンクリックで必要な書類を素早く検索でき、期限アラートやアクセス権限を細かく設定できるほか、操作画面もシンプルで誰でも使いやすいことが特徴のMyQuick。クラウド版ならユーザー数無制限で人数を気にせず使えて、ライセンス体系がお得なこともポイントです。契約書管理システムを選ぶ際はMyQuickを検討してみてはいかがでしょうか。

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  • ユーザー数無制限
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  • 台帳項目を自由に設計、簡単検索!

  • パッケージ版と同等の機能をクラウド版で利用可能

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