文書管理

書類管理の方法を押さえて業務効率化|分類方法やマニュアルを紹介

オフィスにおける書類管理は重要です。大切な書類がデスクや書棚に点在している状態では、使いたいときにすぐに探し出せず業務はストップし、最悪の場合は書類の紛失によって会社に損害を与えてしまいます。デジタルの文書ファイルにおいても同様です。こういった紛失リスクを回避するために、本記事では効率的な書類管理の方法を解説し、便利な書類管理システムについてご紹介します。

書類管理の目的

書類管理には、会社の損失を防ぐという目的があります。どの書類がどこにあるのか分からないということは、大切な情報が紛失してもすぐには気づかないということです。また、しっかり書類が管理されていないと、書類を取り違えて社外秘の情報を取引先に送ってしまうといったミスにもつながります。顧客データなど重要な機密情報を含んだ書類であれば、紛失や流失によって会社に甚大な損害をもたらし、コンプライアンスの意識に欠けるということで社会的な制裁を受けることも考えられます。

リスク回避だけでなく、人的・時間的な無駄を減らすという目的もあります。書類管理ができていなければ、書類が必要になるたびに作業の手を止めなければなりません。書類を探す時間を業務に回すことができれば、もっとパフォーマンスを上げられるはずです。そこで、書類管理が、重要になるのです。

書類管理が業務効率化につながる理由

書類を探す無駄な時間がなくなれば、全体の業務がもっと効率化するはずです。書類管理が業務効率化につながる具体的な理由として、以下のような点が挙げられます。

  • 書類を探す時間を他の業務に使える
  • 予定通りに業務を進められることで、焦りや追い込まれ感がなくなりミスが減る
  • 書類が見つからないというストレスが減り、気分よく仕事に打ち込める

このようなメリットを享受するためには、どのように書類管理をしていけばよいのでしょうか。適切な方法をステップごとにポイントをまとめてみました。

 オフィスの書類管理の方法

オフィスでの効果的な書類管理の方法として、次の2つのステップが挙げられます。それぞれのステップについて、詳しく紹介します。

  1. ルールを作り周知する
  2. ファイリングする

ルールを作り周知する 

書類管理をするには、まず社内ルールの策定が必要です。保存する書類と廃棄する書類の選別基準や、具体的な保存・収納方法、ルールに従えなかったときの罰則規定などを決め、社員全員に周知徹底させなければなりません。

新しいルールを作ることは容易にできても、難しいのは現場の社員に納得して使ってもらうことです。一般には、ルールの浸透には“WHYの共有”が効果的であるとされています。“なぜ”そのルールができたのかを自ら考えさせ、守った方が自分のメリットにもなると理解した上で使ってもらわなければなりません。一方的な押し付けにならないよう、注意しながらルール作りを進めてください。

ファイリングする 

紙の書類管理には、ファイルを用いた収納方法がよく知られています。ただファイルに入れるだけではなく、下記のように工夫されたファイリング方法がありますので、情報の内容や量により最適なものを選んでみてください。

  1. バーチカルファイリング・・・分類した書類をクリアファイルなどに挟んで、まとめてしまう
  2. 簿冊式ファイリング・・・バインダーなどの表紙が付いたファイル用具にとじる。表紙にタイトルを付ける
  3. ボックスファイリング・・・バーチカルファイリング式でまとめた束を、さらに箱に入れる。箱の表面や蓋部分にタイトルを付ける

原本が必要でないものに関しては電子データ化し、社内の共有フォルダや指定の管理システムに格納するという方法もあります。これにより、業務コストも、スペースも削減できます。

書類管理のマニュアル

書類管理のマニュアルとは、社内の書類の取り扱い方をルール化してまとめたルールブックのことを指します。

ビジネス上の書類には、「発生」→「伝達」→「保管」→「保存」→「廃棄」といったライフサイクルの過程があります。マニュアルには主に「保管」以降のフェーズにおける取り扱い方を示し、先に紹介したようなファイリングの手法から、「●●年間は保管。以後は廃棄」といったような保存期間まで細かく記載するとよいでしょう。マニュアル通りに書類を管理することで、社員個人によるバラバラな管理を避けることができます。

書類管理の分類方法

書類管理の分類方法は、「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」の二種類があります。それぞれについて、次項で詳しく解説します。

トップダウン方式

トップダウン方式とは、総務部などの社内の書類管理を管轄する部門が指揮を執り、すべての書類にナンバリングして検索しやすくする管理方法のことです。

トップダウン方式は「ワリツケ式」とも呼ばれ、大分類→中分類→小分類といった具合に細分化し、分類ごとに番号を割り振って(割り付けて)いきます。トップダウン方式では、一つの部門が一括して管理を執り行うため、組織的な統制が取れブレが少ないことがメリットです。作業スピードも早くなり、大量の書類を一気に管理しなくてはならない場合に有効です。

しかし、実際にはすべての書類がきちんと分類できるわけではなく、未分類のまま放置されるケースもあります。分類の仕方が中途半端だと、ルールが形骸化してしまうというデメリットがあることも理解しておきましょう。

ボトムアップ方式

ボトムアップ方式とはトップダウン方式とは逆に、小分類→中分類→大分類といったように小さな分類をまとめ、最後に大きなまとまりを作る管理方法で、「ツミアゲ式」とも呼ばれています。

トップダウン方式が文字通り上から下への指示だったのに対し、ボトムアップ方式で指揮を執るのは現場の実務担当者です。実際に書類を作成したり使用したりしている担当者が、実務に沿って分類していくため、後から検索する際に分かりやすいというメリットがあります。

一方で、既存の書類すべてに目を通さないと分類ができないため、時間がかかるのがデメリットです。作業者が実務に追われて多忙だと、なかなか書類管理にまで手が回らないということも懸念されます。

書類管理システムの活用がおすすめ

管理方法や分類方法について解説してきましたが、紙の書類は保管スペースの圧迫や探しにくさなどの問題もあり、昨今ではペーパーレス化を推進する企業が多いのではないでしょうか。

書類管理システムは紙の文書を電子化して、PDFやWord、Excelなどの書類データをWeb上で管理するものです。さまざまな企業から数多くのシステムがリリースされています。検索しやすいものやセキュリティに力を入れているものなどそれぞれ特長がありますので、書類管理をするにあたってどのような機能が必要なのか導入前に検討してみてください。

書類管理システムの利用には、紙の書類の場合はスキャンしてデータ化する必要がありますが、この作業を代行してくれるサービスもあり、手間をかけずにペーパーレス化を実現することも可能です。書類管理システムは初期の導入費用のほかに月額利用料がかかることがあります。搭載機能が充実するほど費用は高額になりますので、費用対効果を考えて最適なものを選ぶようにしましょう。

充実した機能・お得なライセンス体系のMyQuick

MyQuickは書類を管理するために豊富な機能を備えています。例えば、文書の種別ごとに管理体系を変えたり、登録画面からスキャナと連携して、シームレスな画像取り込みができたり、保管期限を管理するためにアラート通知ができたりと、書類管理に必要な機能を備えています。

クラウド版ならユーザー数無制限で人数を気にせず使えて、ライセンス体系がお得なこともポイントです。書類管理システムを選ぶ際はMyQuickを検討してみてはいかがでしょうか。

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