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働き方のテレワーク化が進む中、契約をオンラインで締結できる様々なサービスが生まれています。電子契約の仕組みやどのようなサービスがあるか、比較ポイント、懸念事項を解説いたします。なお、事業者署名型(後述)に絞ってご説明いたします。
電子契約に導入に必要なタスクもご紹介していますので、すでに導入検討中の方はこちらもぜひご覧ください。
目次
電子契約とはWeb上で電子ファイルを交換して電子署名を付与し、契約締結する契約方式を言います。契約締結の証拠となる電子ファイルは企業のサーバやクラウドストレージなどに保管しておきます。
なお、電子署名は契約書上に印影などの画像としての表示はされません(画像に署名情報を付与することもできますが、電子ファイルの全体に署名されていれば印影はなくても問題ありません)。署名を確認するためにはPDF形式のファイルであればAcrobat Reader(©アドビ株式会社)などを利用して確認することができます。
契約条項が記載された契約書データに署名を行う方法は大きく２つに分かれます。
当事者署名型は契約当事者が直接契約書データに自身(自社)が保有する署名鍵(電子証明書から作成)を用いて署名を行う方式です。
事業者署名型は第三者(電子署名サービスを提供する企業)の署名鍵を用いて、契約当事者に代わり、署名を行う方式です。契約当事者は第三者に署名指示を出すだけです。現在電子署名サービスと呼ばれるもののほとんどが、この方式で署名を行います。そのため、この事業者署名型の仕組みを抑えておくとよいでしょう。
2021年5月現在、様々な電子署名サービスが存在します。その一部をご紹介いたします。
| サービス名 | 提供企業 |
|---|---|
| クラウドサイン | 弁護士ドットコム株式会社 |
| DocuSign | ドキュサイン・ジャパン株式会社 |
| Adobe Sign | アドビ株式会社 |
| GMOサイン | GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社 |
| WAN-Sign | 株式会社ワンビシアーカイブズ |
| ホームズクラウド | 株式会社Holmes |
| paperlogic電子契約 | ペーパーロジック株式会社 |
| クラウドスタンプ | 株式会社E-STAMP |
| NINJA SIGN | 株式会社サイトビジット |
| CECTRUST-Light | 株式会社コンストラクション･イーシー･ドットコム |
| BtoBプラットフォーム契約書 | 株式会社インフォマート |
| CONTRACTHUB@absonne | 日鉄ソリューションズ株式会社 |
| かんたん電子契約 for クラウド | セイコーソリューションズ株式会社 |
| SATSIGN | アイテック阪急阪神株式会社 |
| Signing | 株式会社ネオキャリア |
| みんなの電子署名 | 株式会社ベクター |
※順不同
様々な電子契約サービスが存在しますが、署名をすることはどのサービスも可能です。それではサービスを選定する際はどのようなポイントに注意して選べばよいでしょうか？ビジネス利用に絞って選定ポイントを整理しました。
| 1. 継続性 | サービスが終了してしまうリスクがないか、運営会社の規模や導入実績数などを確認しましょう。特に電子契約サービスは事業者署名型のサービス事業者が管理している電子証明書により、電子署名付与による真正性を確保しているため、契約期間中にサービスが終了するようなことがあると真正性を担保できなくなる可能性が高まります。 |
|---|---|
| 2. セキュリティ | クラウドサービスであるため、常に外部からの攻撃対象となります。セキュリティ対策が十分なサービスを選定しましょう。 |
| 3. バックアップ | データの消失のリスクが低いサービスを選定しましょう。また、事項の連携機能なども確認し、自社システム内でのバックアップ取得がシームレスに行えるかなども確認しましょう。 |
| 4. 連携 | 自社で利用しているシステムと連携できるか、将来自社のシステムと連携が必要になった場合に連携しやすいか、などを確認しましょう。自社のシステムや外部サービスと自動連携することで、データの二重化ができるため、より安全に利用することができると言えます。 |
| 5. 機能 | 電子契約機能以外の機能の有無で大きく差が付きます。社内法務業務のワークフロー機能や契約書管理機能を持つサービスもありますが、そういった機能が自社に必要かどうかも確認しましょう。 |
| 6. サポート | 契約締結の基本操作はシンプルなため、操作に困ることは少ないことが想定されます。そのため利用中の機能のサポートについては大きな差がないと考えられます。導入時の社内検討についてサポートが得られるかで差がつくことがあるでしょう。 |
| 7. バージョンアップ | 定期的に機能追加を行っているサービスかどうかを確認しましょう。バージョンアップの頻度が |
| 8. 費用 | 初期費用、毎月支払う固定利用料、電子契約の回数や保存データ量の従量課金費用などで判断しましょう。ただし、電子契約を導入することで、それまでかかっていた印紙代、郵送代、封入封かんにかかる人的工数などの削減が見込めるため、基本的には利用料がトータルコストは下がると考えられます。そのため、費用よりもトラブルなどによる突発的なリスクを回避するために検討項目１～７を重視するほうがよいと言えます。 |
電子契約の導入を検討する上で抑えておきたい懸念事項を４つご紹介します。
電子契約をする際に、電子署名だけではなく、タイムスタンプを最終署名の署名後に付与することが一般的です。これは電子署名だけでは通常１～２年間しか真正性を確保できないところを、タイムスタンプを付与することで最長10年間真正性を確保できるようになるためです。
しかし、当然10年以上の契約も存在します。電子契約締結後から10年経過時にどのような対応をするかを予め想定しておく必要があります。
紙で行う契約の場合、代表取締役の印を押して、会社として決裁(承認)した契約であることを明示します。しかしこの代表取締役の印を毎回代表取締役が押印するのは大変です。そのため、現場の部課長に決裁権限を委譲し、部課長決裁が得られたら総務室長が代理押印するというような運用がしばしば見受けられます。
それでは、電子契約でも紙の契約と同様に代表取締役に代わり総務室長(代理者)が代理署名を付与する場合はどうなるでしょうか。代理署名者である総務室長が署名をするという運用では、署名者のメールアドレス情報が契約書のPDFファイルに署名情報として付与されてしまいます。そのため、代表取締役の署名は付与されないことになります。
上記のとおり、紙への押印処理と電子ファイルへの署名処理で違いがあるため、代理署名の運用の検討を行う必要があります。
本来契約を行う権限がない場合でも、電子署名を付与(サービス提供事業者への付与の指示)することができます。もちろん一般社員が代表取締役のメールアドレスや部課長のメールアドレスを署名として付与することはできませんが、相手方からは署名者に契約権限があるかどうかがわかりません。そのため、相手方から説明を求められる場合の対応や、自社発信で電子契約サービスを利用する場合の統制(利用制限)を行う方法などを検討する必要があります。
電子契約書も国税関係書類に該当します。国税関係書類には保管要件が定められており、適切に管理する必要があります。電子契約は送信者になることはもちろん、受信者になることもありますが、様々なサービスがありますので、きちんと一元管理できる環境を整えることをお勧めいたします。また、従来の紙の契約もゼロになるわけではないので、紙の契約との一元管理も必要となります。
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電子契約についてご理解いただけたでしょうか。電子契約(電子署名)サービス※と連携できる契約書管理システム「MyQuickクラウド」では閲覧権限の管理や、更新日やタイムスタンプの期限(締結から10年経過)の通知などの機能で、紙・電子契約の管理環境を強化することができます。
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具体的に検討を進めている方は「今日から始められる！電子契約導入に必要なタスクとは！？」もご覧ください！
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