取引書類管理

電子帳簿保存法に対応できるクラウド型証憑管理システムの5つの課題別選定ポイント

2022年1月に施行される改正電子帳簿保存法により、電子データで受領した証憑書類(国税関係書類、取引関係書類などと呼ばれる見積書、注文書、領収書など取引に関わる書類)の書面(紙)保存は廃止され、電子データで保存することが必須となりました。

これまで電子データで受け取って紙に出力して会計処理をしていた会社の中には、下記のような理由で証憑管理システムや文書管理システムをお探しの方もいらっしゃるかと思います。

・会計/経理システム(ERPなど)だけでは電子帳簿保存法の取引データの保管要件を満たせない
・会計/経理システムの更改などを見越して、電子ファイルは別の基盤に集約したい
・スキャナ保存も見越して、国税関係書類におけるスキャナ保存の要件を満たすシステムで証憑を保管したい
・営業担当、営業支援担当、現場管理職、経理担当などの様々な利用者が簡単に利用できる仕組みで保管させたい

そこで、2022年1月に施工される改正電子帳簿保存法の保存要件に対応しつつ、内部統制や業務効率化などの課題解決を図るための機能についてまとめました。

目次

選定時の課題

証憑保管を行うシステム(文書管理システム、証憑保管システム、オンラインストレージ等)を検討するにあたり、前提として電子帳簿保存法の取引データの保管要件を満たせることが上がります。さらに保管要件を満たせるだけではなく、その他にも下記の様な課題をお持ちではないでしょうか。

【システム選定時の課題】

  • 内部統制ルールにもとづいて管理したい
  • 社内システムと連携したい
  • 契約書管理や規定管理など、用途を拡大したい
  • 業務の効率化がしたい
  • 安全に長期保管できる仕組みを利用したい

「課題:内部統制ルールにもとづいて管理したい」を解決する機能の選定ポイント

不正ができない、または不正が起こりにくいようにするためには「不正となる操作ができない」、「実行者を特定できる」、「複数人で業務を実施する」というような解決法が考えられます。そこで下記の様な機能の有無を選定ポイントとするとよいでしょう。

不正となる操作ができない/実行者を特定できる

電子帳簿保存法の電子取引データへの措置要件の中には「電子取引データ授受後タイムスタンプ付与すること」、「訂正削除不可等のシステムを利用して電子取引データを授受および保存すること」、「訂正および削除の防止に関する事務処理規定の備え付けおよび運用を行う」などいずれかひとつを満たす必要のある措置要件がありますが、事務処理規定の備え付けなどは物理的な不正を防ぐことは難しい措置となります。そのため、証憑保管を行うシステムの機能として

  • 訂正・削除ができない機能
  • 訂正・削除の際に履歴が残る機能

というような機能を有するシステムを選定することがポイントとなります。

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複数人で業務を実行する

一連の業務を一人で実施するのではなく、複数人で実施することで不正を抑止することができます。しかし複数人で実施することで、業務依頼の通知、処理の引継ぎ、承認行為など一人で業務を実施する場合には発生しない手間が発生しますので、こういった処理を効率的に行える仕組みが必要となります。そのため、機能として、

  • 入力・保管した証憑などが関係者間のみで共有できる機能
  • 証憑保管後に関係者に保管した通知を行う機能(保管した人が通知)
  • 関係者が証憑保管した際に通知を受け取れる機能
  • 保管、入力、確認、承認の一連の業務をワークフローで行える機能

というような機能を有するシステムを選定することがポイントとなります。

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「課題:社内システムと連携したい」を解決する機能の選定ポイント

社内システムと連携することで二重入力の削減や、入力ミスを防ぐことが期待できます。社内システムと連携するためには、「標準連携できるインターフェースを利用する」、「密な連携のためのインターフェースを利用する」、「インポート/エクスポート(アップロード/ダウンロード)を利用した疎連携を行う」というような解決法が考えられます。そこで下記の様な機能の有無を選定ポイントとするとよいでしょう。

標準連携できるインターフェースを利用する

すでに利用しているシステムと証憑保管システムの連携が密に行える標準連携機能を有しているかを確認することで、手間をかけずに連携できるか確認することがポイントとなります。

密な連携のためのインターフェースを利用する

連携したい自社システムと証憑管理システム間で利用できる標準連携機能がない場合、連携するためのプログラムを作成して連携することができる場合があります。WebAPIというインターフェースを両システムが有していれば、このWebAPIを利用して、システム連携を行うためのプログラムを作成することで、密な連携を行うことができます。なお連携プログラムを作成しやすいインターフェースとはいえ、この方法での連携は、ある程度の工数やコストなどが発生するため、実施については慎重な判断が必要です。
また、いずれか一方にしかWebAPIが備わっていない場合は、WebAPI機能がないシステム側に自動データ出力機能や一括アップロードツールなどがあるかを確認して、連携できるかなどを確認する必要があります。

インポート/エクスポート(アップロード/ダウンロード)を利用した疎連携を行う

リアルタイムでの連携が必要ではなく、定期的に手動でデータ連携を行う場合は、システムからのエクスポートおよびシステムへのインポート機能を有しているかがポイントとなります。エクスポートデータを連携先のシステムのフォーマットに適した形に整形する必要がありますが、最小限の費用と少しの工数で連携することができます。

「課題:契約書管理や規定管理など、用途を拡大したい」を解決する機能の選定ポイント

1つのシステムを導入する際に社内で様々な調整が必要かと思います。そのため1つのシステムを様々な業務効率に利用できれば、システム導入の頻度を減らし、コストも下げることができます。証憑管理システムの場合、証憑データだけではなく契約書管理や規定管理など様々なデータの保管環境として用途拡大を期待されることがあります。
用途を拡大して利用するためには「管理対象文書ごとに適した管理ができる」、「複数の種類の文書が管理されていても直観的に区別されていることがわかる」、「文書を利用する人、利用しない人を特定し、利用者に適した閲覧環境を提供する」という3つの課題を解決する必要があります。そこで下記の様な機能の有無を選定ポイントとするとよいでしょう。

管理対象文書ごとに適した管理ができる

管理対象文書ごとに適した管理を行うためには、管理対象文書に合わせた管理項目が設定できる機能を有していかがポイントとなります。例えば、証憑管理では取引先名、金額、取引日付の管理を行いますが、社内規定などの管理では管理担当者、公開日、関連する規定へのリンクなどを管理します。このように管理対象文書に合わせて管理項目を設定することが、用途拡大には欠かせない機能といえます。

複数の種類の文書が管理されていても直観的に区別されていることがわかる

複数の種類の文書を管理する場合、上記のとおり管理文書ごとに管理項目が違います。そのため、管理対象ごとに検索や登録する環境を分けられる機能があるかがポイントとなります。
管理対象ごとに管理環境が分かれるため、閲覧している環境の切り替え方やそのシステム内で様々な文書を管理しているということが直観的に理解できるかを確認するとよいでしょう。

文書を利用する人、利用しない人を特定し、利用者に適した閲覧環境を提供する

管理対象文書の分け方には文書の種別だけではなく、管理組織を軸に分けることもあります。また、1つの管理環境を様々な組織で共有するという場合もあります。その中には関係社外秘の文書やデータも存在することでしょう。そのため、閲覧や操作に関する権限を細かく指定する機能があるかがポイントとなります。また、閲覧や操作ができない文書やそれに関連するフォルダなどは権限のない利用者には見せないようにすることで、よけいな操作を減らしたりすることができるため、権限のある人の情報の見え方、権限のない人の情報の見え方を確認するとよいでしょう。

「課題:業務の効率化がしたい」を解決する機能の選定ポイント

2022年1月の電子帳簿保存法の改正でこれまで電子データで受け取った証憑を紙に印刷して処理していた会社は、業務フローの変更を検討されているのではないでしょうか。取引データの保管のための業務フローの変更を行うと手間が増えてしまうという懸念も少なからずあるかと思います。そこで取引データの保管に関連した業務の流れを見直し、業務を効率化したいと考えているのではないでしょうか。
業務の効率化を図るためには「保管や入力などの処理完了時の通知を自動で行う」、「入力ミスなどを減らし、確認の手間を減らす」、というような解決法が考えられます。そこで下記の様な機能の有無を選定ポイントとするとよいでしょう。

保管や入力などの処理完了時の通知を自動で行う

保管や入力など処理を完了した際に、関係者に自動で通知する機能、または関係者が自動で検知することができる機能を有しているかがポイントとなります。
データの保管や管理情報入力の完了時に関係者に自動で通知させることができれば、口頭やメール、社内チャットでその後の処理の依頼を行う必要がなくなります。また、入力完了という条件だけではなく、特定の値が入力されたときは違う担当者に通知というような、複雑な通知の仕組みも簡単に設定できれば情報共有や伝達の手間を減らすことができます。

入力ミスなどを減らし、確認の手間を減らす

入力が必要なのに入力漏れがあり処理の依頼が来た、どのよう情報を入力すればよいのか分からないため確認依頼が来た、など入力ミスは円滑な業務の妨げになるようなことがあります。このような入力ミスを防ぐことができれば効率的に業務を進めることができます。そのため、機能として、

  • 入力をしないと登録できない
  • 入力値を規定値の中から選択させる
  • 入力する内容に説明が必要な場合は入力してもらう情報の説明を表示させる
  • 予め入力が決まっている情報(組織名、登録者名など)は自動で入力される

というような機能を有するシステムを選定することがポイントとなります。

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「課題:安全に長期保管できる仕組みを利用したい」を解決する機能の選定ポイント

国税関係書類や取引データは7年以上の保管を求められています。会社独自に設定した規定では永年保管というケースもあるのではないでしょうか。このように取引データの保管は長期間行う必要があるため、利用期間中はデータの消失を防ぐ対策を行うことが望ましいと言えます。保管環境にクラウドサービスを利用する場合、ほとんどのクラウドサービスでデータ消失の対策をしていると言えますが、消失の可能性はゼロではありません。例えば「バックアップ環境も一緒にデータが破損してしまった」、「不正操作によってデータが削除され、それに気づかずにバックアップデータの保持期間が過ぎてしまった」、などの理由で復旧できないという可能性もあります。このような課題を解決するために「自衛的なバックアップを取得する」「古い年度の情報は操作ができないようにする」「クラウドサービス側のバックアップ環境を増やす」などの解決法が考えられます。そこで下記の様な機能の有無を選定ポイントとするとよいでしょう。

自衛的なバックアップを取得する

WebAPIやエクスポート機能を利用して自衛的な社内バックアップを定期的に取得しておくことができる機能を有しているかが選定ポイントとなります。ただしWebAPIによる定期的なバックアップ取得はプログラムの作成コストが発生しますし、手動によるエクスポートについてもデータ保管環境(オンラインストレージ等)の確保や、データ移行の手間などが発生しますので注意が必要です。

古い年度の情報は操作ができないようにする

情報が削除された場合に、それに気づかずにバックアップの保持期間が過ぎてしまうと戻すことができません。また、クラウドサービスでは通常の操作によってデータ削除された場合に、サービス提供者が利用者都合によるバックアップからのリストア(復元)を行うことはほぼありません。そのため不正な操作を行えないようにすることで不正操作を防げるかがポイントとなります。操作権限の変更機能や、会計処理後に一般利用者の操作ができないエリアへの一括移動機能などを有しているかを確認するとよいでしょう。

クラウドサービス側のバックアップ環境を増やす

サービス提供者は標準的なバックアップ対策を行っていることがほとんどですが、さらにオプションとして追加のバックアップ環境を提供しているケースがあります。こういったサービスを利用して、データの消失のリスクを低減できるかが選定のポイントとなります。
ただし、この方法では前述の不正操作による削除などの対策はできないため、いくつかの対策を組み合わせる必要があります。

電子帳簿保存法に対応!様々な課題が解決できる取引書類管理システムMyQuick

自社が抱えている課題を解決するための機能はご理解いただけたでしょうか。インフォコムのMyQuickは電子帳簿保存法の取引関係書類の保管に対応しており、「不正抑止機能」「用途が拡大できる仕組み」「システム連携可能なWebAPI」「柔軟な通知機能」「遠隔地バックアップオプション」など様々な課題を解決できる機能やサービスを有しています。「電子帳簿保存法に対応した証憑書類の管理を行いつつ、様々な課題を解決したい」という方はMyQuickを検討してみてはいかがでしょうか。

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    「監修:SKJ総合税理士事務所 所長・税理士 袖山 喜久造」

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