取引書類管理

電子データで受領した証憑書類(請求書・領収書など)の保存方法~メール・FAX・電子取引等、受け取り方別に取引データの保存方法を解説~

「監修:SKJ総合税理士事務所 所長・税理士 袖山 喜久造」

2022年1月に施行される改正電子帳簿保存法により、電子データで受領した証憑書類(国税関係書類、取引書類などと呼ばれている見積書、注文書、領収書など取引に関わる書類)の書面(紙)保存は廃止され、電子データでの保存が必須となりました。
そのため、これまで電子データで受領して印刷していた証憑や、FAXで受領していた証憑はどのように保存すればよいのか悩むことがあるかと思います。そこで、証憑書類の受け取り方別の保存方法について解説いたします。

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合の要件の概要

国税庁が公開している電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】には、保存方法に関する具体例が記載されています。

(1)検索要件
取引日付、金額、取引先の3項目で検索ができるようにしておく必要がありますが、その方法として、データファイル(PDF)名に検索項目を入れて保存する方法と、データファイル名に連番を付して、内容については索引簿で管理する方法の2つが記載されています。

(2)訂正削除の防止に関する要件
訂正削除の防止については、いくつか措置要件がありますが、訂正及び削除の防止に関する事務処理規定を備え付けておくことがおすすめです。事務処理規程のサンプルも国税庁が公表しています。

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メールに添付されたPDFを受け取った場合の保存方法

メールに添付された証憑書類PDFを受け取り(入手した)場合の保存方法について解説します。
メールでの証憑書類PDFを受け取る方法は電子データによる証憑書類の受け取り方法の中でも比較的多いと思います。

方法

  1. メールに添付されている証憑書類PDFを取引日付、金額、取引先の3項目で検索できるようにして保存
  2. 事務処理規定を備え付ける

多拠点で保存を行う場合や、大量の証憑を管理する場合は、網羅性、検索性、内部統制の観点から管理方法を考慮する必要があります。

Webサイトに保管されたPDFをダウンロードした場合の保存方法

取引先からのメールに保存先のURLが記載されており、そのリンク先からPDFをダウンロードするというような方法で証憑書類PDFを入手した場合の保存方法について解説します。

方法

  1. ダウンロードした証憑書類PDFを取引日付、金額、取引先の3項目で検索できるようにして保存
  2. 事務処理規定を備え付ける

※メールに添付された証憑書類PDFの保存方法と同じと言えます。

また、このダウンロード形式で受け取る場合は、複数の証憑書類PDFをまとめて受け取る場合があります。効率的に管理する場合、まとめて自動登録ができる文書管理システムで保存することをお勧めします。

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FAXで証憑書類を受け取った場合の保存方法

取引先からFAXで証憑書類を受け取った場合の保存方法について解説します。FAXにて証憑書類を受け取った場合は、利用する機器などにより保存方法が変わってきます。

  1. FAXデータを取り出せない場合

    方法

    FAXによるデータ受信と同時に紙に出力した場合(データを取り出せないFAX機など)は紙の証憑として受け取ったことになります。出力された紙そのものを原本として扱ってください。

  2. FAX機能を持つ複合機などでデータを受信した場合

    方法

    複合機のFAX機能などにより証憑書類を電子データで受信した際には電子データまたは紙のどちらかで保存すれば問題ありません。電子で保存する場合には、まずは複合機上(または複合機から所定の共有サーバなどにコピー) から証憑書類PDFをダウンロードします。
    ・ダウンロードした証憑書類PDFを取引日付、金額、取引先の3項目で検索できるようにして保存
    ・事務処理規定を備え付ける
    現在の業務に照らし合わせて紙・電子のいずれかを選択することができます。

メール本文に記載された請求書/発注書/領収書を受け取った場合の保存方法

電子メールに取引情報が記載されており、証憑書類PDFが添付されていない場合の保存方法について解説します。

方法

電子メール本文に取引情報が記載されている場合は、電子メールデータを保存する必要があります。スクリーンショットを取得し画像ファイルを作成して保管するか、使用しているメーラーからeml形式でダウンロードすることができる場合は、このemlファイルを保存すれば問題ありません。また、最近では印刷イメージを紙に出力せずにPDF形式で出力することもパソコンの標準機能でできることがありますので、PDFで保存していただいても問題ありません。
なお、eml形式で保存した場合は監査時はeml形式のファイルが閲覧可能なパソコンを準備しておく必要があります。

  1. 証憑書類の画像ファイルまたはeml形式ファイルまたはPDFファイルを取引日付、金額、取引先の3項目で検索できるようにして保存
  2. 事務処理規定を備え付ける

Webサイトに証憑となる情報が表示されている請求書/発注書/領収書を受け取った場合の保存方法

Eコマースなどを利用して取引した際に、Webサイトに請求情報や領収情報が表示されることがあります。この際、Webサイト側でPDFを出力する機能がない場合があります。Webサイトに請求情報や領収情報が表示され、PDF出力機能が備わっていない場合の保存方法について解説します。

方法

Webサイト自体に証憑書類のPDF出力機能が備わっていない場合は、閲覧者の端末でスクリーンショットなどにより画像ファイルにして保存すれば問題ありません。また、PDF形式での保存でも問題ありません。

  1. 証憑書類の画像ファイルまたはPDFファイルを取引日付、金額、取引先の3項目で検索できるようにして保存
  2. 事務処理規定を備え付ける

特定の取引に係るEDIシステムを利用した場合の保存方法

取引先の要望で取引先が用意したEDI(電子受発注)システムの利用を依頼されるケースがあるかと思います。その際取引先のEDIシステムに見積情報や請求情報を入力したり、保管された注文書を確認したりするかと思います。
EDIシステム側で保管要件を満たしていれば問題ありませんが、取引先主体のシステムであることから、長期の保存が確約されないなどの場合もあるため、自社が管理する保管環境に取引データを保存するのが望ましいといえます。
これまで取引先のEDIシステムを利用していたが、自社では紙に出力して保存していた場合について解説します。

方法

EDIシステム側に取引データをPDF形式で出力する機能などがあれば、証憑書類PDFを作成して保存すれば問題ありません。出力機能がない場合は、閲覧者の端末でスクリーンショットなどにより画像ファイルにして保存すれば問題ありません。また、印刷イメージをPDF形式に出力して保存しても問題ありません。

  1. 証憑書類の画像ファイルまたはPDFファイルを取引日付、金額、取引先の3項目で検索できるようにして保存
  2. 事務処理規定を備え付ける

電子帳簿保存法に対応!様々な証憑の一元管理におすすめの取引書類管理システムMyQuick

証憑書類の受け取り方別の保管方法についてご理解いただけたでしょうか。インフォコムの取引書類管理システムMyQuickは電子帳簿保存法の取引関係書類の保存に対応しており、様々な証憑の一元管理を簡単に行うことができます。スキャナ連携による紙の証憑の電子保存などもスムーズに行えるためスキャナ保存を見据えた環境も構築できます。

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