電子帳簿保存法とは？2022年1月1日の改正にどう対応する？

電子帳簿保存法とe-文書法

電子帳簿保存法と合わせてe-文書保存法についても目にすることがあると思います。どちらも電子文書の保存に関する法律ですが、電子帳簿保存法のほうがより細かく国税関係帳簿及び国税関係書類についての保存要件が定められています。

＜e-文書保存法＞
e-文書保存法とは、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称です。これは会社法や法人税法、商法、証券取引法などで保存が義務付けられている文書を紙媒体だけではなく電子化した文書データでの保存を認める法律です。対象となる文書は多岐にわたっています。

＜電子帳簿保存法＞
電子帳簿保存法とは、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」の俗称です。この法律では国税関係書類(会計帳簿、国税関係書類、証憑類、など)を電子化して保存することが認められています。当初は電子データとして作成したデータのみが対象となっておりましたが、2005年に紙で受領した領収書、請求書、納品書、見積書、注文書などをスキャナして保存することが許可されるようになりました。

今回改正されるのは電子帳簿保存法であり、2022年1月1日の改正により、これまで実施していた電子取引の証憑データ保存の方法では税務署による監査時に指摘される可能性があります。

電子帳簿保存法の区分

電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は以下の３つに区分されています。書類の種別や、受領又は発行した証憑が電子なのか紙なのか、自己が作成した書類か受け取った書類なのかによって区分されています。

1. 電子帳簿等保存

対象が帳簿と書類の２つあります。
＜対象となる帳簿＞
　(コンピュータを使用して作成した)仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳など

＜対象となる書類＞
　(コンピュータを使用して作成する)決算関係書類
例：損益計算書、賃借対照表など
　(コンピュータを使用して作成する)取引相手に交付する書類の写し
例：見積書、請求書、納品書、領収書など

＜内容＞
一貫してコンピュータを使用して作成した帳簿や決算関係書類、取引相手に交付する書類の写しについて紙に出力して保存するのではなく、一定の要件を満たした状態で電子データのまま保存することを認める内容です。

2. スキャナ保存

＜対象となる書類＞
(紙で受領した)見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書、契約書など

＜内容＞
各税法で保存が義務付けられている書類を、一定の要件を満たした状態で紙のままではなくスキャナで読み取り電子データに変換して保存することを認める内容です。

3. 電子取引の保存

＜対象となる書類＞
(電子データで受領した)見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書、契約書など

＜内容＞
電子データで送付・受領した上記対象となる書類を一定の要件を満たした状態で保存することを義務付ける内容です。

＜電子帳簿保存法の対象帳簿・書類例＞

電子帳簿等保存の要件

2022年1月1日以降の電子帳簿等保存の要件について整理しました。これまでと同等の要件が求められる「優良な電子帳簿保存」と、訂正履歴などの要件が不要な「その他の電子帳簿保存」の2区分に分けて帳簿の保存要件が定められています。また書類の保存要件が帳簿の保存要件とは別に定められています。

これまで、電子的に作成した国税関係帳簿を電磁的記録により保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要でしたが、2022年1月からは事業者の事務負担を軽減するため、事前承認は不要とされました（電子的に作成した国税関係書類を電磁的記録により保存する場合についても同様）。
優良な電子帳簿保存を行うことで、過少申告加算税の軽減措置や所得税の青色申告特別控除の適用を受けることができるなどのメリットがあります。

＜電子帳簿等の保存の要件＞

※１　検査要件について保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁気的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②③の要件が不要
※２　”優良”の要件をすべて満たしているときは不要。
※３　取引年月日その他の日付により検索ができる機能及びその範囲を指定して条件を設定することができる機能を確保している場合には、税務職員による質問検査権に基づく電磁気的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくことの要件が不要。

スキャナ保存の要件

2022年1月1日以降のスキャナ保存の要件について整理しました。スキャナ保存を行う場合にはいくつかの要件や確認すべき情報があります。また、スキャナ保存の要件は国税関係書類の重要度によって対応が変わりますので、スキャナ保存に当たっては書類の重要度に応じて重要書類と一般書類のいずれに該当するか確認が必要です。
とはいえ、適正事務処理要件が廃止されるなど、スキャナ保存の要件が緩和されたため、利用しやすくなりました。

＜国税関係書類の重要度＞

＜スキャナに関する要件＞

＜保存システムの要件＞

＜入力方法に関する要件＞

＜備え付ける書類の要件＞

電子取引データの保存の要件

電子帳簿保存法の電子取引データの保存要件について整理しました。2022年1月1日の改正により、申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、その電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置が廃止されたため、電子取引データを電子データのままで要件に対応した状態で保存する必要があります。

＜電子取引データへの措置要件(どれか一つを満たす必要あり)＞

電子取引データへの措置要件については「訂正および削除の防止に関する事務処理規程の備付けおよび運用」を選択することが現実的ですが、不正抑止など内部統制の強化を考慮すると「訂正削除不可等のシステムを利用して電子取引データを授受および保存」にて対応できることが望ましいと言えます。

＜保存要件(すべてを満たす必要あり)＞

2022年1月の改正電子帳簿保存法への対応

2022年1月1日の改正電子帳簿保存法への対応についてはまずは電子取引データの保存要件を満たすことが必要です。改正後は電子データで受領した証憑書類（国税関係書類、取引関係書類などと呼ばれる見積書、注文書、領収書など取引に関わる書類）の書面（紙）保存は廃止され、電子データで保存することが必須となるためです。

1. 電子取引データへ措置要件への対応

電子取引データへ措置要件は４つありますが、どれか１つを満たせばよいため、まずは「正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理規程の備付けおよび運用」に対応することをお勧めいたします。対応難易度が他の３つの要件に比べて低いためです。

また、事務処理規定の作成については国税庁からサンプルデータが公開されていますので、参考にするとよいでしょう。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

2. 保存する取引データへの最低限の対応

「データ管理システムを導入している時間がない！」という方はまずは保存するデータのファイル名に取引先名、取引日、金額を入力して保存してください。
（例）
注文書_AAAA株式会社_2021年4月1日_500000円.pdf
請求書_AAAA株式会社_2021年4月30日_500000円.pdf

3. 余裕があればリスク回避の対応を！

ファイルサーバに保存するだけでは消失や不正な操作などの様々なリスクがあります。また規模が大きい会社では処理の分散ができないなどのデメリットもあります。そのためリスク回避や不正防止、業務の分散化を行う場合にはシステムを利用して管理することをお勧めいたします。

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＜出典・参考＞
国税庁Webサイト